E’ una delle maschere principali del sistema e consente la gestione totale dell’anagrafica clienti (acquisiti e/o potenziali), della rubrica, delle caratteristiche, dei contatti, ecc.

L'ANAGRAFICA è simile a questa:

 

 

Nella parte superiore della maschera compaiono i tasti principali:

 

Stato: è un campo relativo ad una gestione “commerciale” del cliente. Permette di specificare una tipologia per il cliente, es. se è un nuovo cliente, un lead, un prospect, già cliente, acquisizione, ecc. I valori presenti nella tendina vanno inseriti preventivamente dall'amministratore da Tabelle / Stati Clienti

 

• NUOVO: serve per inserire un nuovo cliente.

• NUOVI: apre la funzione di Inserimento Guidato Nuovi Clienti

• CERCA: si allaccia alla funzionalità di Ricerca Clienti

• FUNZIONI AGGIUNTIVE: al suo interno sono disponibili varie funzioni:

• • Abilita modifica. Permette le modifiche alla maschera.

  • Situazione nei motivi/campagne: visualizza la situazione del cliente nelle varie campagne.

  • Segnalazioni e contratti: visualizza i contratti collegati al cliente.

  • Contatti inbound: visualizza i contatti inbound del cliente (se il modulo è presente).

  • Situazione cliente: visualizza la situazione corrente del cliente

  • Oggetti Personalizzati: visualizza la lista degli "OPA - oggetti personalizzati" (es. interviste) legate al cliente. Necessita il modulo di Interviste e Sondaggi.

  • Stampe con opzioni e Stampa cliente: è possibile stampare la scheda cliente in diversi modi.

  • Calcola dati di nascita da codice fiscale (cliente corrente) e Calcola dati di nascita da codice fiscale (tutti i clienti – solo admin): partendo dal codice fiscale del cliente, permette di calcolare le date di nascita che saranno consultabili nel campo “Data di Nascita” presente nella sottopagina ALTRI DATI. Nota: se il comando è fatto girare su tutti i clienti, il processo richiede molto tempo. Si consiglia di lanciare il comando a Call Center fermo.

  • Calcola Codice Fiscale (cliente corrente) e Calcola Codice Fiscale (tutti i clienti – solo admin): permette di calcolare il codice fiscale del cliente. Nota: se il comando è fatto girare su tutti i clienti, il processo richiede molto tempo. Si consiglia di lanciare il comando a Call Center fermo.

  • Esportazione avanzata cliente e Esportazione avanzata clienti: permette di esportare il cliente corrente o tutti i clienti presenti sul database con le opzioni "avanzate".

  • Elimina cliente: permette di eliminare il cliente corrente.

• Aggiungi e Visualizza documenti: è possibile visualizzare o aggiungere dei documenti sul cliente (necessita il modulo MegaBiblos)

• NUOVO ELEMENTO/AZIONE: contiene diverse voci:

• • Nuovo Oggetto Personalizzato: si può creare un nuovo OPA legato al cliente. Necessario il modulo “Interviste e Sondaggi”.

  • Nuova Segnalazione/Contratto: per fare un nuovo contratto al cliente scelto

  • Nuovo appuntamento: per creare un appuntamento col cliente scelto (nota: l’utente deve essere operatore)

  • Nuova Chiamata campagna Outbound modalità CRM: per chiamare il cliente (nota: l’utente deve essere anche operatore TLK)

  • Nuova Mail: per inviare una mail al cliente selezionato (l’utente deve avere la posta configurata nelle opzioni e la voce “invio messaggi di posta elettronica”)

  • Nuova Mail (con allegati Megabiblos): per inviare una mail al cliente allegando files presi da Megabiblos (necessita relativo modulo)

  • Nuova chiamata Inbound: per creare una nuova chiamata sul cliente (necessita modulo Inbound)

  • Nuovo Ticket: apertura di un nuovo ticket sul cliente (necessita modulo Help Desk)

  • Gestione Contatti: apre la campagna in modalità CRM (nota: l’utente deve essere operatore)

• AGENDA DEL CLIENTE : vengono visualizzati i contratti / appuntamenti relativi al cliente.

• INVIA CONTATTO OUTLOOK : permette di inviare il contatto verso Outlook

 

Parte centrale della maschera

La maschera è divisa in "tab", ognuno dei quali è relativo ad una determinata “porzione” dell’anagrafica:

 

 

• DATI CLIENTE

Contiene tutti i dati principali dell’anagrafica, ragione sociale, telefono, Codice Fiscale / Partita Iva, Città, Frazione, Nome  Cognome e Ruolo del Referente. Il campo indirizzo è suddiviso in tre distinti campi: particella toponomastica (via, viale, piazza, ecc), indirizzo, numero civico. E’ sempre comunque possibile inserire – se si desidera – tutta l’indicazione completa nel campo “INDIRIZZO”.

Da notare che in tutte le sottopagine viene sempre evidenziata la Ragione Sociale/Nome del cliente nella parte alta della maschera. Quando si scorre da un cliente all’altro il cursore si posiziona in automatico sempre sulla Ragione Sociale. La P.I ed il C.F. possono essere modificati solo dagli Utenti Avanzati ed il programma ne verifica la correttezza. I campi obbligatori sono la ragione sociale, il numero di telefono primario ed il portafoglio.

Da notare le potenti funzionalità di verifica sul Web disponibili da questa maschera:

• Tasto T vicino al campo “Provincia”: verifica sul Web il numero di telefono in base al nominativo/indirizzo.

• Tasto M vicino al campo "Provincia": visualizza la mappa per raggiungere l'indirizzo indicato.

• Tasto I e A vicino al numero di telefono: verificano rispettivamente l'indirizzo e la copertura ADSL.  

• Tasto C vicino al numero di telefono: effettua una chiamata verso il cliente (mediante TAPI, se la funzione è abilitata nelle Opzioni dell’utente).

• Calcolo CODICE FISCALE del cliente: grazie al tasto è possibile eseguire automaticamente il calcolo del CODICE FISCALE del cliente. Il tasto si trova a destra della casella del Codice Fiscale . Quando si preme, si apre una maschera specifica, dove l'applicativo recupera automaticamente nome e cognome del cliente dalla scheda anagrafica, e se presente, anche la data di nascita. Quando tutti i dati sono inseriti, premendo il tasto CALCOLA viene calcolato il codice fiscale del cliente. Per inserirlo poi nella maschera dell’anagrafica basta premere il tasto

• Clienti Bloccati, morosi o da verificare: questa opzione consente di evidenziare se il cliente risulta "bloccato", "moroso" o "da verificare" per un determinato motivo (es. se il cliente è insolvente o la ditta è in liquidazione, ecc). Se si desidera mettere un cliente “bloccato” è possibile inserire la motivazione del blocco e la data dell’operazione direttamente dalla maschera. Le motivazioni andranno preventivamente compilate dall’apposita tabella “Motivazioni di Blocco” che si trova nel menu Tabelle. Da Ricerca Clienti sarà poi possibile cercare tutti i clienti che hanno una determinata data o motivazione (usando il campo DAL/AL e NOTE nella linguetta “Altri filtri e Salva Ricerche”), sia per i "morosi" che i "bloccati".

     

• Tasto AZZONA (di fianco alla zona del cliente): dopo aver creato il cliente è possibile collegare direttamente la zona di pertinenza premendo il tasto AZZONA. Nota bene: questa funzionalità non crea una nuova zona, ma semplicemente inserisce il cliente in una zona già presente, a seconda di come queste ultime sono state create. Da tenere inoltre presente che l’azzonamento vale solo per l’anagrafica del cliente sul quale viene eseguita la funzionalità.

• Settore Attività: serve per indicare il settore di attività del cliente. Le varie diciture possono essere preventivamente inserite in Tabelle / Settori di Attività.

• Tipo Cliente: si trova appena sopra il Portafoglio; è utile per avere un’ulteriore classificazione per il cliente. Le diciture vanno inserite nell’apposita tabella che si trova nel menu Tabelle / Tipi Cliente.

• Provenienza: è campo che si utilizza per indicare la PROVENIENZA del nominativo (es. Pagine Gialle, acquisto nominativi, proprio sito, eventi, ecc…). Sulla Ricerca Clienti è stato immesso anche il relativo campo di ricerca.

 

• INDIRIZZI

Contiene i dati relativi agli indirizzi del cliente, compresi quelli aggiuntivi ("aggiuntivi" rispetto all'indirizzo principale), e-mail e fax. Da notare il campo “Privacy”, posto prima dei numeri aggiuntivi, dove si può indicare R (riservato), S o N a seconda che il Cliente acconsenta al trattamento dati. (es. vedi il parametro CC0108).

 

I campi "Nota" possono essere utilizzati anche in sede di definizione della struttura di importazione per l’importazione degli Indirizzi Aggiuntivi. Questi campi vengono considerati anche durante tutte le ricerche dei clienti l'apposito campo chiamato “note Indir. Agg.” nella “Ricerca Clienti”. La ricerca su questi campi avviene nella modalità più potente possibile (su tutti i campi con l’opzione ‘simile a’). I campi hanno dei nomi standard assegnati preventivamente, come “Note 2”, “Note 3”, “Note 4” ecc. ma è possibile personalizzare le etichette suddette con un dato o una informazione personalizzata a livello di utente. Per eseguire l’impostazione personalizzata, è necessario posizionarsi sulla voce “Opzioni” raggiungibile dal menu “Utilità”. Posizionarsi quindi sull’utente al quale si desidera personalizzare le etichette, scegliere la sottopagina “Impostazioni e Default” e posizionarsi sulla finestra chiamata “Etichette”, dove vengono visualizzati i campi presenti con le etichette attuali.

A questo punto è sufficiente sostituire la dicitura standard con quella che si desidera che appaia nell’anagrafica, e questa verrà automaticamente sostituita (solo all’utente interessato). Inoltre, tramite il parametro “PR0030 - Stampa Scheda Assegnazione: stampa i primi N indirizzi aggiuntivi” è possibile stampare i primi N indirizzi aggiuntivi in Agenda Sintetica, che verranno riportati con la dicitura standard oppure quella personalizzata (se presente). Nella pagina delle opzioni è stato inserito anche un pulsante che permette di reimpostare in automatico le diciture standard iniziali. In fase di creazione di una struttura di importazione per indirizzi aggiuntivi, i campi ad essi relativi manterranno comunque la dicitura originale (Note2, Note3, ecc).

 

• PRIVACY

In ottemperanza ai decreti legislativi sulla privacy, è presente una pagina relativa al rilascio del consenso al trattamento dei dati personali relativamente alla gestione dei diversi canali di comunicazione relativi alla privacy. La tabella riporta in modo ordinato i vari campi di comunicazione (mail, posta, cellulare, ecc) e per ognuno la scelta espressa dal cliente (se dà / non dà il consenso ad essere contattato). Ricordiamo che secondo la legge, esistono due tipi di consenso:

1. • Il consenso ristretto: viene concesso il trattamento dei dati e la possibilità di disturbare il cliente SOLO se in modo inerente il singolo/specifico contratto.

   • Il consenso ampliato: è possibile contattare il cliente anche per altre iniziative.

Per raccogliere il consenso è necessario raccogliere la FIRMA del cliente.

Nota bene: l’aggiunta di questa pagina comporta la modifica del parametro CK0041, che sarà inserito con i valori di default. Se in precedenza il parametro è stato personalizzato sarà quindi necessario riconfigurarlo.

 

• PORTAFOGLI

Vengono visualizzate le TIPOLOGIE di portafoglio attive, col rispettivo PORTAFOGLIO collegato.

Visualizza in dettaglio i portafogli, l'agente, l'agenzia o l'operatore a cui il cliente appartiene.

Ogni Tipologia può essere valorizzata con un colore differente. Le tipologie si gestiscono dal menù Tabelle / Portafogli Tipologie a cui si rimanda per ulteriori info.

Solitamente i campi vengono lasciati sempre vuoti. Vengono valorizzati solo in casi particolari, e nella fattispecie:

• campo AGENTE: se valorizzato, significa che è un nome di pertinenza di quell'agente. L'anagrafica verrà vista solamente da quell'agente indicato, gli altri non la vedranno. Questo può essere utile se ad esempio un agente porta in azienda una lista di suoi clienti già acquisiti e questa viene caricata. In questo caso è corretto che li possa gestire in prima persona.

• campo OPERATORE: se valorizzato, significa che il nome è di pertinenza di quell'operatore, ma SOLO a livello anagrafico. Significa che l'anagrafica verrà vista solo dall'operatore indicato. NOTA BENE: questa limitazione NON HA EFFETTO SUL LATO CALL CENTER, ovvero l'anagrafica in questione potrà essere inserita in una campagna qualsiasi e chiamato da un operatore qualsiasi.

 

Per finire, per attivare le limitazioni di cui sopra, vanno valorizzati a SI per gli utenti di pertinenza (operatore od agente, a seconda del caso) i seguenti parametri:

• CK0039: Gestione Clienti: limita se utente è un Operatore

• CK0040: Gestione Clienti: limita se utente è un Agente

Attenzione: i parametri sono molto limitanti: una volta applicati, ogni soggetto vedrà SOLO le anagrafiche rispettivamente assegnate. Qualora il campo rimanga vuoto, le anagrafiche senza alcuna indicazione saranno visibili solo all'Amministratore.

 

• CONOSCENZA

Contiene i dati di conoscenza del Cliente (Elaborazione RFM)

 

• CONDIZIONI

Contiene i dati relativi al numero C/C, Codice CIN e IBAN (obbligatori dal 1° gennaio 2008) e campi per gestione Carta di Credito (Nome carta, data di scadenza, numero carta, proprietario). Si visualizzano inoltre i dati bancari del cliente, l’importo minimo dell’ordine (IVA compresa) e le note di consegna merce.

Se il cliente ha delle restrizioni negli orari di consegna/appuntamento, in questo campo è necessario indicare gli orari della giornata consentiti. Esempio: Indicando 09 10 15, quando l'agenda opererà su questo cliente visualizzerà solo le fasce orarie comprese tra le 9 e le 11 (ossia 09-10 e 10-11) e tra le 15 e le 16 (ossia 15-16). Il campo è sottoposto a costante controllo del valore.

• Campo “Sconto Fisso Percentuale”: è possibile indicare uno sconto fisso in termini percentuali riservato al cliente specifico. Tale sconto viene proposto automaticamente per ogni singola riga di un ordine, l’utente avrà poi la facoltà di modificarlo. In sede di Adesione da Call Center lo sconto fisso viene visualizzato in corrispondenza di ciascuna riga. L’utente può modificare questa percentuale anche separatamente per ogni riga dell’ordine. Attenzione! Per tutti i clienti presenti in archivio viene automaticamente valorizzato uno sconto fisso percentuale pari a ZERO, per questo motivo nel caso di anagrafica molto numerose l’aggiornamento potrebbe richiedere qualche minuto. E' anche presente un campo per inserire l'eventuale data di "fine sconto" oltre la quale non verrà più calcolato lo sconto applicato al cliente.

 

• NOTE

Contiene un campo per le note (generiche), note per strada (ovvero delle note sul percorso per raggiungere il cliente), e la possibilità di collegare immagini.

 

• ALTRI DATI

Riporta le info aggiuntive sul cliente: dati di nascita, documenti di identità del cliente, numero dipendenti, fatturato, capitale sociale, ecc. I campi in basso a destra si riferiscono alle CATEGORIE (IDCAT)

 

• CONTATTI

Contiene i dati dei contatti / referenti all’interno dell’azienda. Da questa maschera è possibile modificare, inserire e cancellare i contatti. Nella maschera delle telefonate (Call Center / Gestione Elenchi) è disponibile il tasto rapido “SHIFT+F12” per accedere velocemente alla gestione dei referenti del cliente. Nella gestione di dettaglio dei contatti “Rubrica contatti”, che da sempre consente la visualizzazione complessiva di tutti i contatti presenti in archivio, sono disponibili le funzioni di “Esportazione dati principali ed indirizzi e-mail” e “Cliente collegato”

 

• STORICO

Contiene le informazioni storiche relative al cliente AL DI FUORI DELLE CHIAMATE effettuate dal Call Center.

 

• CARATTERISTICHE

Visualizza tutte le info aggiuntive relative al cliente (illimitate e/o collegate al portafoglio di appartenenza). E’ possibile indicare tutte le informazioni inizialmente non previste dal programma; il vantaggio di inserirle tra le caratteristiche è che possono essere utilizzate anche in fase di ricerca e possono essere importate / modificate tramite Wizard. Non c’è limite alle caratteristiche aggiuntive che è possibile inserire in anagrafica, hanno un valore numerico oppure una nota alfanumerica. Ogni informazione inserita in anagrafica ha un data di abbinamento che indica la data di riferimento di ogni singola informazione. Nella tabella Caratteristiche è possibile definire l’ordine di priorità con cui visualizzarle / stamparle, eventualmente disabilitare quelle non più utilizzate, oppure legarle ad un portafoglio particolare. NOTA: tra le altre è disponibile l’opzione di Stampa; tutte le caratteristiche hanno l’opzione imposta a Stampa=SI. Togliendo l’opzione di stampa, la caratteristica sarà gestibile come sempre all’interno dell’applicativo ma in fase di stampa (es. Agenda, Scheda Assegnazione, Scheda Cliente Completa…) non viene stampata.

 

• ALTRI COLLEGAMENTI

Tramite i tasti sul lato sinistro della maschera è possibile verificare lo status del cliente: se ci sono contratti collegati, telefonate inbound ed outbound, documenti, interviste, documenti RTF, ecc. il tutto aggiornato IN TEMPO REALE.

Ad esempio, il tasto Gestione Elenchi lavora come segue:

• se l’utente è un operatore viene visualizzata la situazione del nominativo solo nei Motivi ATTIVI (non obsoleti)

• inoltre, se l’utente appartiene ad una certa agenzia visualizza solo i motivi non vincolati ad agenzia oppure quelli vincolati all’agenzia dell’operatore

 

In calce alla maschera è presente l'inserimento rapido in motivazione: questa funzione consente di inserire immediatamente il cliente selezionato in una motivazione/campagna (se non è già presente) con lo stato selezionato dal menu a tendina “stato in elenco”. Il nominativo può essere inserito sia come pubblico che come privato, associandolo direttamente ad un operatore.

La scelta dell’operatore non è obbligatoria (infatti compare la scritta “opzionale”), ma può essere comodo. Il sistema verifica preventivamente che il cliente non sia già inserito in tale Motivazione, se è così, il nome non viene importato.

Questa funzione può essere abilitata o disabilitata mediante il parametro CK0027. E’ inoltre possibile, una volta inserito il nominativo in campagna, effettuare SUBITO LA CHIAMATA. Nota: dopo aver inserito il nominativo è possibile chiamarlo immediatamente. Se il nome è già presente sulla campagna non sarà possibile chiamarlo.

 

• CUSTOM

Si tratta di un pannello “custom” informativo, dove si può visualizzare “quello che si preferisce” collegato ai clienti, come ad esempio i prodotti venduti, gli appuntamenti, ecc. Al momento è caricato un comando standard che riporta la lista degli ordini coi relativi prodotti venduti; con un “doppio click” si apre l’ordine, mentre col “tasto destro” si aprono le righe.

Per visualizzare il pannello CUSTOM sono stati creati i seguenti parametri:

• CK0041 – Gestione Clienti: visualizza le pagine (0=Dati Cliente,..,11=Altri Collegamenti).

E’ stato aggiunto il valore evidenziato: 0.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12

• CK0041A - Gestione Clienti: abilita le pagine (0=Dati Cliente,..,11=Altri Collegamenti)

E’ stato aggiunto il valore evidenziato: 0.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12

• CK0041B - Gestione Clienti: nome pagina custom

Con questo parametro si può dare un nome alla nuova pagina. Di default è inserita la dicitura “custom”

 

Nella parte inferiore della maschera troviamo:

 

Storicizzazione delle attività eseguite sul cliente

Nella parte bassa della maschera è presente lo STORICO DELLE ATTIVITA' svolte sul cliente.

Qui vengono elencate tutte le attività svolte sul cliente, come le chiamate (fatte e ricevute) con la relativa data e stato, gli appuntamenti, le mail, gli ordini, ecc.

Appena entrati, la maschera si presenta inizialmente vuota. Per ottenere i dati relativi al cliente, basta premere il tasto “Aggiorna”  . In alternativa si può eseguire la storicizzazione in modo automatico mediante la Manutenzione Avanzata Database premendo il tasto STORICIZZA. La peculiarità di questo storico è che RIMANE SEMPRE, anche se le relative telefonate ed i contratti vengono eliminati.

Nota: eventuali cancellazioni possono essere eseguite solamente dall’Amministratore per questioni di sicurezza del sistema e saranno tracciate nel log delle operazioni.

Le note “storiche” possono essere viste anche dopo la Ricerca Clienti, premendo il tasto VISUALIZZA  che compare dopo aver lanciato la ricerca. Le note possono essere rese invisibili mediante il parametro "CK0096 - Anagrafica Clienti: Visualizza Storico Attività".

 

 

Alcune note generali

Può succedere che entrando sull'anagrafica di un cliente compaia una maschera “apparentemente” vuota, che non riporta alcun campo. In questo caso la maschera si apre già in "modifica", pronta per l'inserimento dati.

Nelle precedenti versioni, ogni volta che si premeva su Anagrafica / Clienti, venivano caricati TUTTI i nominativi presenti nel database, appesantendo molto il lavoro del server con il rischio di un blocco, soprattutto quando l’anagrafica è molto estesa (es. 100.000 nominativi presenti o più). Per cercare i nominativi è possibile utilizzare la RICERCA CLIENTI e così visualizzare solo una parte di nominativi. NOTA: in alternativa è possibile “personalizzare” la visualizzazione tramite la funzionalità Utilità \ MENU PERSONALIZZA ORDINE FUNZIONI. Con doppio click sulla funzione “Clienti” si può scegliere se accedere in modalità "inserimento/maschera vuota" (inserendo 0) o "consultazione/lettura" (inserendo 1).