MEGABIBLOS è disponibile solo se attivato. L’introduzione e l’utilizzo del modulo in azienda richiede normalmente qualche giorno di analisi dei flussi aziendali e la relativa formazione e impostazione del sistema; per questo si raccomanda di chiedere informazioni al numero 03319351 (interno 1 per commerciale) oppure all’indirizzo info@siseco.com

 

Megabiblos è stato studiato per l’archiviazione dei documenti (bolle, contratti, fatture ecc). L’utente può creare delle cartelle (volumi) dove conservare i documenti che possono essere ri-organizzati in infinite sottocartelle. L’interfaccia ricorda molto le cartelle di Windows. L’archivio ha valore legale e consente di riprodurre un documento in pochi istanti, ma soltanto se dotati delle opportune chiavi di accesso.

Questo modulo permette di reperire velocemente le informazioni di ogni cliente, visionare i contratti, controllare le firme ecc. Megabiblos è facile da usare e dotato di un’interfaccia intuitiva, ma possiede tutte le funzionalità mirate alla gestione legacy dei documenti. Consente di gestire il protocollo ed il flusso dei documenti (workflow). Riceve e gestisce anche documenti fax tramite la funzione “polling”. Crea ed archivia documenti provenienti da scanner.

Protocolla, ricerca, distribuisce agli utenti e riproduce i documenti memorizzati.

Megabiblos è un modulo aggiuntivo e deve essere attivato.

 

Terminologia del modulo

Cartelle e Sicurezza

Le cartelle vengono create in maniera analoga alla Gestione Risorse di Windows e consentono di organizzare gerarchicamente i documenti. Ogni cartella possiede un nome, una data di creazione, un livello di sicurezza.

Ogni documento può far parte di una o più cartelle, le quali possiedono un livello di sicurezza per la loro visualizzazione.

Se l’utente non ha accesso alla cartella non potrà vedere i documenti in essa contenuti. Tale livello viene definito al momento di creazione della cartelle e può essere modificato solo dagli utenti abilitati.

 

Visualizzazione e Modifica

Per visualizzare/aprire i documenti è sufficiente fare un doppio click con il mouse; non è necessario un programma di visualizzazione apposito. Se si sta visualizzando un documento di Word/Excel, non è possibile apportare modifiche se non si hanno i permessi di scrittura.

 

Volumi

Tutti gli archivi vanno associati ad un volume, concetto che assolve alla duplice funzione di nascondere all’utente i supporti fisici di memorizzazione e di raggruppare gli archivi per funzione e tipologia.

E’ possibile per esempio creare un volume associato al disco rigido e uno a un cd-rom, oppure il volume della contabilità e quello del marketing. A questo punto si può iniziare il lavoro di inserimento e di indicizzazione dei documenti.

 

Requisiti e vantaggi del modulo

I vantaggi apportati dal modulo sono:

• Integrazione dell’archivio dei documenti entrati / usciti dall’azienda tramite fax / posta / email

• Nessun deterioramento fisico dei documenti in quanto archiviati su CD

• Nessun ingombro di carta

• Totale sicurezza nell’accesso ai documenti

• Risparmio di tempo. Non sarà più necessario che il personale dedichi parecchio tempo alla gestione ed alla conservazione dei documenti, sia nella fase di archiviazione che in quella di successiva ricerca.

• Nessuna dispersione delle informazioni. E' possibile conservare tutti i documenti in un unico archivio centrale anche se essi devono essere disponibili per uffici diversi, evitando inutili duplicazioni di documenti.

• Ricerche sempre efficaci e rapide grazie ai veloci tempi di accesso ai documenti a differenza delle ricerche manuali che possono anche essere lunghe e dispersive.

 

Per la scansione dei documenti è necessario il possesso dello scanner.

La prima ed essenziale cosa da fare per utilizzare il modulo è creare i VOLUMI ed abilitare il CESTINO mediante la funzione  GESTIONE VOLUMI  

Come abbiamo già visto, il “volume” serve per raggruppare gli archivi ed organizzarli in cartelle. Inoltre il volume garantisce i livelli di accesso ed i permessi di lettura/scrittura solo agli utenti che ne hanno effettivamente necessità.