La prima ed essenziale cosa da fare per utilizzare il modulo è creare i VOLUMI ed abilitare il CESTINO mediante la funzione “Gestione Volumi”.

Si ricorda che il “volume” serve per raggruppare gli archivi ed organizzarli in cartelle, inoltre il volume garantisce i livelli di accesso ed i permessi di lettura/scrittura solo agli utenti che ne hanno effettivamente necessità.

 

La gestione volumi si presenta con questa interfaccia grafica:

 

 

Vediamo in dettaglio il significato delle colonne:

• Cod.Volume: è il codice del volume. Si consiglia di utilizzare un codice breve.

• Descrizione: nella descrizione si scrive per esteso il nome del volume. Si ricorda che il volume conterrà le cartelle per archiviare i documenti (es. VOL1 conterrà tutti i dati/files dell’anno 2005, suddivisi poi per cartelle come ad es. Contabilità, Assistenza, ecc). Il Codice Volume e la descrizione possono anche essere diversi (es. VOL1/Volume2005). Nota: le cartelle si creeranno poi da Esplora Documenti (vedere paragrafi successivi)

• Percorso visto dal server: è la cartella che contiene fisicamente i files archiviati. Nell’esempio, la cartella “D:\Temp” è la cartella D:\ del server e non quella del pc dal quale si sta consultando questa maschera.

• Sola lettura: è possibile che il volume sia utilizzato in sola consultazione. In questo caso, selezionare la casella.

• Stato: serve per definire lo STATO di un volume, quindi se deve essere utilizzato per l’archiviazione e la scrittura oppure se è stato “archiviato/congelato” in quanto si riferisce a documenti passati.

Lo STATO prevede diverse modalità:

• Cestino: voce che va associata solamente al cestino; come per Windows permette di “buttare” ed eventualmente “recuperare” i documenti eliminati.

• Attivo/Montato: questa voce può essere associata SOLO ad un volume per volta, e per la precisione al volume nel quale si stanno archiviando i documenti. NOTA: Megabiblos permette che ci sia UN SOLO VOLUME ATTIVO alla volta, questo perché di default i documenti vengono archiviati nel volume attivo. Es. se possediamo un volume chiamato “anno 2005”, è corretto che i documenti salvati nell’anno 2005 vengano archiviati in quel volume, mentre gli altri volumi (es. 2004,2003 ecc) siano “congelati”. Diciamo che gli altri volumi sono comunque presenti ma non essendo “attivi” non possono essere utilizzati.

• Montato/Disponibile: significa che il volume contrassegnato è presente e consultabile, ma che non possono essere salvati/archiviati files al suo interno. Può essere considerato come un volume “in sola lettura” ma al quale non si possono aggiungere altri documenti.

• Smontato/Non Disponibile: al contrario della voce precedente, il volume “smontato” non può essere né visionato né variato. Un volume “smontato” non è nemmeno più visibile, come se fosse stato messo “fuori rete” in quanto contiene documenti vecchi oppure che non devono essere più toccati e si possono definitivamente archiviare. (esempio le fatture degli anni ’90, ecc). Un volume “smontato” può anche essere masterizzato su cd e consultato solo quando serve.