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L'elenco dei nominativi da chiamare
Dal menu Call Center Outbound selezioniamo Gestione Elenchi
All’operatore comparirà la maschera di Gestione Elenchi dove potrà visualizzare le campagne su cui lavorare.
A seconda di alcune impostazioni, potrà scegliere ad esempio autonomamente la modalità di lavoro (Gruppi / Liste / Proponi / Predictive ecc.. nota: l’amministratore la può anche “imporre” mediante alcuni parametri), le campagne su cui lavorare, eventuali filtri (data richiamo, stato, ecc).
L’operatore può anche eventualmente scegliere una modalità di presentazione dei nomi, es. tutti ordinati per ragione sociale, per indirizzo, per città ecc. oppure con una modalità del tutto casuale.
In questa fase iniziale si consiglia di limitare l’uso dei filtri e delle impostazioni: man mano che si acquista esperienza e familiarità con la maschera si potranno combinare ed usare i filtri con ottimi risultati.
La Gestione Elenchi si presenta con un’interfaccia simile alla seguente:
Vediamo le principali possibilità e come selezionarle. Partendo dalla parte alta troviamo:
Modalità di lavoro: consente di specificare come devono essere presentati i nominativi:
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Liste assegnate: l’operatore si trova già una parte pre-assegnata di nominativi da chiamare.
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Gruppi: l’operatore “chiede” al sistema di ricevere dei nominativi, che sono stati preventivamente assegnati al gruppo di operatori.
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Proponi nominativi: questo tipo di opzione è quella più complessa ma anche quella che permette di raggiungere buoni risultati di bilanciamento di lavoro tra gli operatori, gli agenti e i nominativi stessi. Questa scelta ha come obiettivo quello di completare l’agenda degli Agenti: indicando preventivamente gli Agenti su cui lavorare, il sistema propone tutti i nominativi della zona di quegli Agenti, in maniera tale che si riuscirà a riempire l’agenda degli Agenti specificati. NOTA: per ulteriori informazioni su questo tipo di lavorazione si rimanda al Manuale completo.
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Predictive Dialing: le chiamate saranno fatte direttamente da GAT e passate al primo operatore disponibile. NOTA: per ulteriori informazioni su questo tipo di lavorazione si rimanda al Manuale completo.
Metodo di Ordinamento: è possibile specificare in che modo l’elenco verrà visualizzato (per Ragione sociale, città, casuale, ecc). Il tasto con la V rovesciata (in alto a destra) permette di specificare se l’ordinamento deve essere crescente oppure decrescente.
Filtri ed Opzioni:
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Visualizza i primi: si può specificare il numero di nominativi che dovranno comparire nella lista da chiamare. Si consiglia di lasciarlo sempre impostato su TUTTI.
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Date: da utilizzare se si desidera filtrare per vari tipi di data (telefonata, richiamo, ecc)
Campagne: nella parte di destra della maschera compare l’elenco delle campagne attive. E’ possibile selezionare una o più campagne, oppure filtrarle per tipo motivo od oggetto trattativa. Questa selezione permette di specificare su quale campagna si desidera lavorare.
A questo punto, per iniziare il lavoro, premere il tasto 
(in basso a destra).
In questa fasi si apre il GESTORE LISTA CALL CENTER OUTBOUND.
E’ un’interfaccia che contiene una serie di record che rappresentano i clienti che l’operatore può contattare; indica anche lo stato attuale del contatto (APERTO, richiamo, chiuso, ecc), i dati principali del cliente, l’eventuale operatore (se manca significa che è un contatto pubblico, ovvero visibile da tutti), data ed ora dell’eventuale richiamo, ecc.
La maschera è simile alla seguente:
Una peculiarità molto importante di questa funzione è che nella parte alta vengono visualizzati i nominativi disponibili in base al metodo di ORDINAMENTO scelto in Gestore Elenchi (solitamente per Ragione Sociale). Questo non tiene conto né dello stato né dell’eventuale data ed ora di richiamo: cosi facendo i richiami non compaiono in ordine di scadenza.
Per gestire correttamente i RICHIAMI in base alla loro data di scadenza od importanza, questi vanno gestiti nella parte INFERIORE della maschera, premendo il tasto AGGIORNA RICHIAMI.
In questo modo saranno correttamente visualizzati, mostrando per primi i richiami che sono scaduti da più tempo, oppure quelli più importanti, ecc.
Riassumendo…
Abbiamo imparato a selezionare l’elenco dei nominativi da contattare.
L’operatore ha quindi la possibilità di scegliere su quale campagna operare, lo stato dei nominativi ed eventualmente anche alcune particolarità anagrafiche dei clienti da contattare.
L’elenco creato rappresenta una parte dei nominativi che devono essere contattati, a questo punto è possibile iniziare ad effettuare le chiamate.
VEDERE ANCHE
Le varie modalità di lavoro: