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Wizard di importazione anagrafica clienti
In GAT ci sono a disposizione diversi processi automatici chiamati WIZARD che permettono di importare i clienti da file esterni come Excel o Access. Il wizard più semplice ed usato in assoluto è quello chiamato “Importazione Anagrafica Clienti” che si trova nel menu GESTIONE.
Al termine della procedura i clienti saranno inseriti nell’anagrafica clienti e sarà possibile iniziare l’attività.
Apriamo GAT, dal menu Gestione, Wizard importazione anagrafica clienti:
Nella prima schermata compaiono delle informazioni di carattere generale e l’opzione di scelta della MODALITA’ di importazione:
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Normale: è l’opzione che si utilizza sempre ed è sempre selezionata
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File CSV: si accende solo per determinati casi particolari (personalizzazioni), altrimenti è sempre spenta.
L’opzione “portafoglio” rimane sempre accesa. Può essere utilizzata per inserire il portafoglio del cliente, selezionandolo dal menu a tendina. Vale SOLO per la PRIMA tipologia di portafoglio.
Premere AVANTI per proseguire, e ci troviamo sulla seconda pagina:
1) Selezionare la struttura di trasposizione: specificare la struttura appositamente creata
2) Selezionare il file da importare: questo passaggio permette di selezionare il file ed il foglio di Excel nel quale sono contenuti i nostri dati. E’ diviso in tre punti:
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Anagrafiche dei clienti: serve per importare le anagrafiche BASE del cliente, tema del presente capitolo. Per proseguire scegliere questo punto.
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Indirizzi aggiuntivi: serve per importare gli indirizzi aggiuntivi su anagrafiche già presenti.
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Contatti dei clienti: serve per importare i contatti su anagrafiche già presenti. I contatti sono i referenti di un cliente.
Mediante il tasto “ABC” è possibile effettuare un verifica di correttezza tra il file e la struttura di trasposizione selezionati.
3) Deduplica automatica: questa funzionalità consente di eseguire cancellazioni automatiche di alcune righe doppie in fase di importazione (il file non viene toccato). Es. se il campo chiave è il Codice Fiscale, può capitare che siano presenti due clienti con lo stesso dato. Con questa funzione si può indicare al sistema se importare tutti i doppi oppure solo il primo/ultimo trovati nel file:
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Nessuna deduplica: importa tutti i dati del file, doppi inclusi (scelta sconsigliata).
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Mantieni primo record duplicato: quando vengono individuati dei doppi, viene mantenuto solo IL PRIMO che si trova, mentre gli altri non saranno importati
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Mantieni ultimo record duplicato: come sopra, solo che viene mantenuto L’ULTIMO nome trovato
4) Importa eventuali nuove anagrafiche: questa opzione permette di inserire nuovi clienti nell’anagrafica. Se si tratta della prima importazione va sicuramente selezionato, altrimenti non verrà importato alcun cliente nuovo.
Premiamo AVANTI per continuare:
5) Aggiornare eventuali clienti già esistenti: selezionando quest’opzione è possibile aggiornare i DATI ANAGRAFICI (es. ragione sociale, telefono, indirizzo, ecc) dei clienti già presenti in GAT. Ad esempio se è presente il cliente “Mario Rossi” con indirizzo “Via Roma”, e nel file che stiamo importando c’è “Mario Rossi” con indirizzo “Via Milano” alla fine dell’importazione Mario Rossi sarà modificato con l’indirizzo “Via Milano”. I clienti vengono ricercati e aggiornati sempre in base al campo chiave definito nella struttura. La data indica che verranno aggiornati soltanto i clienti la cui data di ultima modifica presente in anagrafica (parte bassa della maschera) sia precedente alla data di riferimento indicata nel wizard. Si consiglia di indicare sempre una data superiore alla data in cui si effettua l’import.
6) Verifica P.IVA/ Cod.Fiscali: selezionando quest’opzione è possibile effettuare un controllo sulla correttezza della Partiva Iva e Codici Fiscali. Non si tratta di un punto obbligatorio, ma può servire se si pensa sia necessario verificare i dati inseriti.
7) Registra in un file TXT: permette di registrare in un file di testo l’andamento dell’importazione, con l’elenco degli eventuali problemi riscontrati, i clienti nuovi, quelli aggiornati, ecc. Si consiglia di selezionarla in quanto è fondamentale per risolvere eventuali problemi. Importante: il file di log viene salvato nel PC su cui si fa l’importazione, sul percorso C:\Programmi\GAT_Enterprise. In questa cartella troverete un file con estensione .txt chiamato IMPORTAZIONE_20080918_1712. I numeri finali sono il giorno il mese e l’anno in cui il file è stato generato (in questo caso 18/09/2008 ore 17.12). Per ogni importazione viene creato un file differente.
8) Importa le caratteristiche clienti: quest’opzione consente di importare ed aggiornare le eventuali caratteristiche presenti sul file. L’importazione dei dati viene fatta anche per i clienti già presenti. La data ha la stessa funzione indicata al punto 5
9) Azzonamento Automatico: GAT provvede ad azzonare i nominativi che si stanno importando; le zone vanno create prima dell’importazione. Nota: Si consiglia di non selezionare questa opzione; la gestione delle zone non verrà trattata nel presente manuale di base.
10) Verifica correttezza città: GAT verifica che le città presenti nel file siano corrette in base alla Tabella Comuni. Nota: si consiglia di non selezionare questa opzione. La gestione della Tabella Comuni non verrà trattata nel presente manuale di base.
A questo punto premere il tasto FINE per iniziare l’importazione.
VEDERE ANCHE:
Wizard importazione Anagrafica Clienti