Struttura di trasposizione

 

La struttura di trasposizione serve per specificare a GAT in che modo il nostro file deve essere caricato. Questo significa che mediante la struttura è possibile indicare con precisione in quali campi di GAT dovranno essere traslati i dati presenti nel file di importazione.

Inoltre, nella la struttura di trasposizione andrà specificato il campo chiave, che permetterà di “far capire” al sistema l’univocità dei vari clienti.

Vediamo con ordine i passi da eseguire.

 

Entrare in GAT e selezionare, dal menu Tabelle, Struttura di trasposizione.

La tabella compare inizialmente vuota.

Per procedere alla creazione della nostra struttura personalizzata, premere il tasto che permetterà di selezionare il file da utilizzare come “base”.

In questo passaggio sceglieremo il file che dovremo importare ed il foglio che contiene i dati.

GAT richiede inoltre di dare un nome alla struttura: deve essere UNIVOCO (ogni struttura un nome diverso), non esageratamente lungo e non deve avere caratteri speciali come . , ) ( / # @ [ ] § + - ^  ecc

 

 

Premere CONFERMA per proseguire.

Dopo qualche secondo (dipende da quanto è grande il file) GAT crea la struttura personalizzata ed adatta al file che stiamo per importare. La tabella compilata avrà un aspetto simile al seguente:

 

GAT crea automaticamente una riga per ogni definizione inserita nel nostro file e, quando possibile, la collega automaticamente al campo corretto. Questo succede quando nel file di importazioni le diciture nelle intestazioni di colonna sono scritte in modo uguale ai campi di GAT.

Con un po’ di pratica verrà automatico nominare le colonne già con le intestazioni corrette; le più usate sono di solito comunque RAGSOC, PIVA, CODFISC, TEL1, città.

Quando GAT non trova alcuna corrispondenza, collega il campo alla dicitura [CARATTERISTICA]. In questo caso è possibile modificare manualmente la struttura, a meno che i campi non siano effettivamente delle caratteristiche (in questo caso non vanno modificate).

 

Concetto di CAMPO CHIAVE

E’ importante capire ed assimilare il concetto fondamentale di campo “chiave”.

Si tratta di un valore che identifica un cliente in modo univoco da tutti gli altri. Se decidiamo che questo valore sia ad esempio la Ragione Sociale, significa che per GAT tutti i clienti che hanno la stessa identica Ragione Sociale sono lo stesso cliente: proseguendo nell’importazione, in questo caso si può decidere se creare un’anagrafica per ogni “duplicato” (scelta sconsigliata) oppure tenerne uno solo, evitando la creazione di schede doppie (CONSIGLIATO).

Ovviamente come “chiave” va indicato il campo più univoco che si ha a disposizione, come ad esempio il Codice Fiscale o la Partita Iva. In mancanza di questi si usa il telefono.

 

Dopo aver creato correttamente la struttura, siamo pronti per l’importazione.

 

 

VEDERE ANCHE:

Cos è la “struttura di trasposizione”?

Come si imposta / crea la struttura di trasposizione?

Creazione Tabella di Trasposizione (per files XLS e MDB)

Esempio Tabella di Trasposizione

 

Perché serve impostare un campo chiave? Quali sono le sue

 

Wizard importazione Anagrafica Clienti