La Tabella di Trasposizione consente di definire le modalità di importazione di liste di nominativi tramite file EXCEL o ACCESS. La Struttura di trasposizione è basilare in quanto indica a GAT dove andare ad inserire i dati che si stanno importando, ed in fase di importazione tramite Wizard la scelta della struttura da utilizzare sarà il primo dato che verrà richiesto.

 

Nella definizione delle strutture di trasposizione è necessario indicare al programma quali colonne del file Excel/Access si legano con i corrispondenti campi all’interno di GAT, ovvero dove effettivamente i dati contenuti nel file Excel saranno posizionati all’interno del programma.

 

Entriamo nel menu Tabelle / Struttura di Trasposizione. Comparirà una maschera che contiene una struttura già pre-caricata chiamata DEFAULT.

 

Ecco il procedimento per creare una NUOVA STRUTTURA DI TRASPOSIZIONE costruita in base al file che si desidera importare.

 

• per creare una nuova struttura, premere sul pulsante CREA STRUTTURA. NOTA BENE: Si apre immediatamente la finestra di Windows per selezionare il file guida; selezionarlo tramite un doppio click.

• Una volta scelto il file guida, verrà rivisualizzata la schermata precedente. Nella parte destra della maschera selezionare dal riquadro “Opzioni” il FOGLIO di lavoro che contiene i dati da importare

 

 

• scrivere nel campo verde il NOME della struttura (che deve essere univoco) e premere su CONFERMA per procedere alla creazione

 

 

 

A questo punto GAT provvede, con un procedimento automatico, alla COSTRUZIONE della struttura: non sarà più necessario unire manualmente campo per campo ma basta aspettare che GAT finisca il lavoro per noi.

Il programma infatti provvede a collegare automaticamente le intestazioni di colonna trovate nel file XLS ai suoi campi interni e ci restituisce il risultato finale con la tabella già costruita, CARATTERISTICHE incluse.

 

ATTENZIONE

• GAT riconosce in automatico i campi scritti come i propri e provvede così al loro collegamento in automatico. Ad esempio, se nel file excel scrivo “RAGSOC”, in fase di costruzione tabella lo collega automaticamente al suo campo RAGSOC in quanto li riconosce come uguali. Se nel file excel scrivo RAGIONESOC, in fase di costruzione tabella verrà collegato automaticamente a CARATTERISTICA.

• Se si dà un nome alla struttura che è UGUALE ad una struttura già presente, GAT chiede se si desidera AGGIUNGERE i campi (fare un merge) con la struttura già presente. Questo può essere utile per aggiungere campi a strutture già esistenti.

 

NOTA BENE: una volta completata la struttura, si consiglia caldamente di CONTROLLARE le corrispondenze tra i vari campi ed eventualmente di cambiare il campo CHIAVE. Ricordiamo che di default viene posizionato sul campo TEL1.

Una volta terminato il procedimento, la struttura assume l’aspetto seguente:

 

 

NOTA: LA STRUTTURA DEVE SEMPRE CONTENERE ALMENO UN CAMPO CHIAVE

Il campo chiave è fondamentale per consentire al programma di determinare durante l’importazione se una anagrafica risulta già presente nell’archivio di GAT o meno.

Il campo chiave è obbligatorio e può essere singolo (es. solo il numero di telefono) o multiplo (es. P.IVA e Cod. Fisc.). Nel caso in cui sia multiplo, verrà verificata l’esistenza dell’anagrafica prima con un campo chiave e poi con il secondo (terzo, etc.) e non contemporaneamente.

E’ possibile importare files sia nel formato ACCESS (MDB) che EXCEL (XLS), ma le strutture di trasposizione possono essere create e gestite indifferentemente dal formato del file di importazione.

 

I record della struttura di trasposizione possono essere campo normale (non chiave), campo chiave, campo Caratteristica, oppure un campo Contatti (referenti), ovviamente a seconda del dato che si sta importando.

NOTA BENE: di solito tutti i campi NON hanno nessuna spunta, TRANNE LE CARATTERISTICHE, GLI INDIRIZZI AGGIUNTIVI ED I CONTATTI/REFERENTI.

L’ultima colonna indica se il dato è numero/testo/data e si compila automaticamente.

 

IMPORTANTE

Per il file XLS da importare rimangono comunque valide le solite regole: deve contenere la colonna IDPortafoglio e TEL1, e le intestazioni di colonna NON devono avere spazi, virgole, caratteri speciali ecc.

Nel caso ci fossero, GAT provvede automaticamente alla loro correzione SOLO nella struttura di trasposizione. Occorre a questo punto correggerli ANCHE nel file che si sta importando.

Quando e se GAT trova queste imperfezioni, ci dà la possibilità di correggerli in tempo reale prima dell'importazione ed avvisa con un messaggio simile al seguente:

 

 

Il sistema si ricorda automaticamente dell’ultimo formato di importazione utilizzato sulla postazione in modo da proporre automaticamente la selezione di quel formato durante i successivi processi di importazione.

Una volta collegati tutti i campi, avremo una struttura “pronta per l’uso” ed adatta al file che stiamo importando. Possiamo ora chiudere questa finestra ed iniziare l’import vero e proprio.

Chiudendo la maschera della struttura di trasposizione, il programma effettua diversi controlli sulle strutture già create e segnala la presenza di eventuali anomalie (ad esempio se un campo è presente due volte ecc).

Il messaggio non è bloccante ma si tratta semplicemente di un avviso (warning)

 

 

Sono inoltre disponibili diverse funzioni:

• “Strutture disponibile” che consente di visualizzare tutte le strutture create, di aprirle ed eventualmente correggerle

• “Duplica Struttura”, “Elimina Struttura” e "Cancella Struttura" che permettono una rapida gestione delle strutture create all’interno della maschera

 

Ora siamo pronti per scegliere quale Wizard utilizzare.