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Definizione dei portafogli
Scorrendo i nomi presenti in un’anagrafica spesso è possibile raggruppare i clienti in base ad alcune loro specifiche qualità, ad esempio potrebbero esserci sia dei clienti privati che delle aziende, oppure potrebbe essere possibile in base all’età definire il gruppo di clienti giovani, adulti e anziani. ecc.
Se il nostro Call Center sta vendendo degli abbonamenti telefonici per cellulari potrebbe avere la necessità di presentare delle offerte differenti a seconda del cliente: una specifica per il privato e una per l’azienda, oppure altre a seconda del target dell’età.
Questi diversi tipi di qualità che permettono di differenziare i clienti vengono espressi in GAT mediante il concetto di “portafoglio” e “tipologia di portafoglio”.
In GAT è possibile definire diversi livelli di portafoglio.
Facciamo un esempio: supponiamo che la nostra azienda venda abbonamenti telefonici per cellulari per conto di tre compagnie telefoniche chiamate Alfa, Beta e Gamma.
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Alfa divide i suoi clienti in aziende e privati
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Beta in italiani o stranieri
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Gamma in giovani/adulti/anziani.
Ogni cliente viene classificato in maniera differente, in funzione del tipo di azienda. Ad esempio Mario Rossi per l’azienda Alfa è un cliente privato, per Beta un italiano mentre per Gamma un adulto.
In GAT la prima suddivisione (quella tra i fornitori Alfa, Beta e Gamma) si definisce mediante la “tipologia di portafoglio” (sono disponibili fino a dieci tipologie diverse), al cui interno si possono “catalogare” i clienti mediante infiniti “portafogli” (giovane, adulto, anziano, italiano, privato, ecc…).
Quindi possiamo affermare che:
la TIPOLOGIA è un macro-raggruppamento (o “contenitore”) nel quale possiamo inserire infiniti PORTAFOGLI ( o “divisori”) per definire meglio il cliente.
Quando importeremo i dati dei nostri clienti in GAT ritorneremo sul concetto di portafoglio.
Il passaggio importante da fare ora è:
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attivare e nominare le tipologie di portafogli (la prima è SEMPRE OBBLIGATORIA)
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dettagliare l’elenco dei portafogli dei nostri possibili dei nostri clienti
Tipologie portafogli
Come detto sopra, sono i “macro raggruppamenti” di clienti, che conterranno i portafogli.
Entriamo in GAT nel menu Tabelle, quindi in Portafogli Tipologie.
Di default troveremo “attiva” la prima e la seconda tipologia, che già ci permettono di lavorare in modo agevole. In questo momento consigliamo di utilizzare queste tipologie; prima di attivare ed usare le altre è bene prendere confidenza con le logiche di utilizzo del sistema relative a questa parte.
La cella “attivo” serve per attivare/disattivare le tipologie; quando sono disattive non è possibile utilizzarle. Come già detto, la prima tipologia è obbligatoria ed è sempre accesa.
Nella tabella TIPOLOGIA è possibile inserire fino a dieci tipologie di portafoglio; la colonna “posizione” indica il numero del portafoglio ed è compilata automaticamente da GAT, mentre in “descrizione” va inserita la definizione che vogliamo dare al portafoglio (es. CLIENTI per definire il nostro parco clienti).
Nell’esempio fatto precedentemente, dovremmo inserire come tipologia Alfa, Beta e Gamma.
Portafogli:
Il portafoglio è una dicitura che va ad identificare meglio un cliente all’interno della tipologia.
Entriamo in GAT nel menu Tabelle in Portafogli.
Come si vede da questa maschera di esempio, qui è possibile inserire i tipi di portafoglio.
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IDPortafoglio: è un campo compilato automaticamente da GAT e sarà un dato indispensabile per l’importazione dei nominativi in anagrafica.
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Portafoglio: è la descrizione del portafoglio.
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Tipo: ogni portafoglio può appartenere “esclusivamente” ad una delle tipologie create in precedenza, ma non è obbligatorio. Se invece cosi fosse, la tipologia va indicata qui. Se la cella rimane vuota, il portafoglio si potrà utilizzare per tutte le tipologie (di solito è la scelta consigliata).
Nell’esempio fatto prima sulle compagnie telefoniche, dovremmo inserire:
- Portafoglio: Aziende Tipo: alfa
- Portafoglio: Privati Tipo: alfa
- Portafoglio: Italiani Tipo: beta
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Colore: per una migliore visualizzazione in anagrafica, si può associare un colore ad un portafoglio.
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Obsoleto: si usa quando si desidera non usare più un portafoglio. Si consiglia di rendere obsoleto un portafoglio piuttosto che cancellarlo definitivamente (per vari motivi, tra cui, il più ovvio, è che potrebbe essere ancora utilizzato in futuro).
Riassumendo…
La TIPOLOGIA indica un raggruppamento GENERALE e molto ampio sui clienti (Es. Aziende e Privati).
Il PORTAFOGLIO indica un raggruppamento PIU’ SPECIFICO all’interno delle Tipologie (es. Aziende con più di cento impiegati, meno di cinquanta, meno di quindici, ecc, oppure privati con più di diciotto anni, dai venti ai trenta, oltre quaranta, ecc)
Coi portafogli e le tipologie possiamo classificare meglio i nostri clienti.
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