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Soggetti: Agenti/operatori/agenzie/segnalatori
Come primo passo è necessario compilare le tabelle base, dove bisogna definire le peculiarità dell’azienda che si serve di GAT. Per iniziare vanno inseriti i nomi e i dati di tutti coloro che utilizzeranno il prodotto (Agenti, operatori, segnalatori ed agenzia). Questa operazione permette di registrare i dati delle persone e dell’azienda e servirà per rendere operativi gli utenti di GAT.
Entriamo in GAT nel menu Anagrafiche alla voce “Soggetti: Agenti/Operatori/Agenzie/Segnalatori”
Qui troveremo già degli utenti inseriti di default che DEVONO essere lasciati inalterati (NESSUNA modifica deve essere fatta su queste schede). Sono i soggetti “nulli” che servono per le funzioni basilari, e sono precisamente:
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TLK000 = operatore base, tipo soggetto: telemarketing
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AGN000 = agente base, tipo soggetto: agente
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SGN000 = segnalatore base, tipo soggetto: segnalatore
AGZ1 = agenzia base - questa può essere modificata inserendo i dati dell’azienda, es:
Per inserire un nuovo soggetto è sufficiente cliccare sul tasto NUOVO (in alto a sinistra), quindi compilare il TIPO SOGGETTO a seconda dell’utente inserito. Il campo “ID” viene automaticamente inserito da GAT.
I principali campi da compilare sono:
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Codice Soggetto: è obbligatorio e serve ad identificare i soggetti. Può essere una sigla, un numero o un codice alfanumerico. Ad esempio per contraddistinguere un operatore potremmo inserire “TLK” seguito da un numero che serve a distinguerlo dagli altri operatori (es. TLK001, TLK002, ecc); per gli agenti potremmo usare AGN (es. AGN001, AGN002), per i segnalatori SGN e per le agenzie AGZ. Queste sigle sono usate a titolo di esempio e/o suggerimento e non sono vincolanti, ovviamente la scelta finale spetta all’agenzia.
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Nome e cognome: sono i dati del soggetto.
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Tipologia: un menu a tendina ci consente di specificare con precisione il tipo di soggetto (Agente, Agenzia, Telemarketer oppure Segnalatore) del quale stiamo inserendo i dati. Il dato è obbligatorio.
Tutti gli altri campi sono facoltativi. Vediamo però i principali:
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Numero interno voip: viene rilevato e compilato in automatico dal sistema la prima volta che l’operatore eseguirà una telefonata, quindi alla creazione della scheda va lasciato il valore “0”.
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Disabilitato: questa opzione viene selezionata solo quando si vuole rendere disabilitato un soggetto (esempio: un soggetto dimissionario). Il soggetto disabilitato non verrà più preso in considerazione nei processi di GAT.
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Nullo: l’opzione viene selezionata per gli utenti dimissionari, oppure quando si non si desidera calcolare la provvigione sul soggetto.
NOTA BENE: un soggetto dimissionario non deve essere cancellato dall’anagrafica ma va DISABILITATO: questo perché durante la propria attività è stato coinvolto in diversi processi di sistema (telefonate, contratti ecc). Non è quindi possibile cancellarlo in quanto ha uno STORICO dietro di sé. Cancellare lo storico di un operatore significa dover cancellare ANCHE tutte le azioni da esso compiute, quindi cancellare telefonate e contratti: si comprende bene che l’operazione, oltre ad essere molto complessa, porta ad una significativa MODIFICA di TUTTO il lavoro dell’agenzia, che rischia di essere compromesso. E’ quindi consigliabile semplicemente DISABILITARE il soggetto cosi che non compaia più nelle maschere del programma e tutto il lavoro già effettuato sia salvaguardato.
Si consiglia inoltre di utilizzare un nuovo CODICE per il sostituto del dimissionario, altrimenti potrebbe verificarsi l’ipotesi che tutto il lavoro eseguito dal dimissionario sia erroneamente affidato al nuovo soggetto.
Sulla barra comandi troviamo tra gli altri:
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LISTE: si attiva solo sulle schede degli operatori. Permette, per un operatore di telemarketing, di mostrare l’elenco di tutti i nominativi che sono stati affidati a questo utente. Nota bene: questa tabella viene presentata in modalità non controllata, quindi modifiche errate potrebbero avere ripercussioni negative sul buon andamento di GAT, si consiglia di prestare la massima attenzione, EVITANDO quindi di MODIFICARE dati di questa tabella.
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Anteprima: permette di mostrare un’anteprima di stampa dell’anagrafica di tutti i soggetti presenti.
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Crea Mag.Ag.: si attiva solo sulle schede degli agenti. Permette di creare il magazzino personale dell’agente (solo per chi dispone del modulo Magazzino).
Dentro la pagina “altri dati” troviamo:
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Carico liste: deve essere valorizzata nel caso si tratti di un operatore e servirà per la distribuzione dei nominativi (che vedremo nei prossimi capitoli). Se l’operatore lavora a tempo pieno il suo valore di carico liste dovrà essere pari a 100, mentre se lavora con un contratto part-time pari a 50. Il valore qui inserito verrà preso in considerazione quando si assegneranno i nominativi: un operatore che lavora solo metà giornata riceverà quindi meno nominativi di un operatore che lavora full-time.
Riassumendo…
Abbiamo inserito nell’anagrafica i dati di tutti gli utenti di GAT: gli operatori di telemarketing (es. con il prefisso TLK seguito da un numero identificativo sempre diverso per ogni soggetto), gli Agenti (prefisso AGN), i segnalatori (prefisso SGN) e le agenzie (prefisso AGZ).
Ricordarsi di mantenere i soggetti già inseriti senza modificarli (Agente, Operatore, Agenzia e Segnalatore NULLO)
VEDERE ANCHE: