L'Anagrafica Soggetti consente la gestione degli agenti, operatori, segnalatori ed agenzie (il programma è multi agenzia).

Per ogni soggetto è necessario specificare un codice (anche alfanumerico), nome, cognome e tipologia (se operatore, agente, segnalatore o agenzia).

Il codice può essere creato a discrezione dell'utente; un codice standard potrebbe essere TLK00X per gli operatori (con un numero progressivo), AGN00X per l'agente, AGZX per l'agenzia base e SGN00X per il segnalatore.

 

Il sistema prevede anche un Agente, un Operatore ed un Segnalatore “NULLO”

che non devono essere rimossi nè sovrascritti.

 

In anagrafica soggetti non ci sono limiti di utenti, in quanto devono comparire tutti i nomi dei soggetti che operano (ed hanno operato) nel sistema. Per i soggetti non più presenti (es. Telemarketer od Agenti che hanno dato le dimissioni) semplicemente va selezionata l’opzione DISABILITATO che li rende invisibili.

Il nome del soggetto dimissionario andrà anche messo come DISABILITATO nella Gestione Utenti.

 

Nella parte alta compaiono i tasti comuni a per tutti i soggetti:

 

• Nuovo: permette di creare una nuova maschera anagrafica di un soggetto

• Zone Agente: permette di visualizzare/collegare la zona di competenza dell’agente (si accende solo sui soggetti definiti come agenti)

• Agenda Agente: permette di inserire gli orari ed i giorni di lavoro dell’agente (si accende solo sui soggetti definiti come agenti)

• Liste: genera la lista dei nomi che sono in carico all'operatore (si accende solo sui soggetti definiti come operatori)

• Anterprima: stampa in un report tutta l’anagrafica dei soggetti inseriti nel CRM

• Crea Mag. Ag.: il codice magazzino dell’agente, che può essere generato automaticamente mediante la funzione "Crea Cod. Mag.”, consente di gestire un magazzino conto vendita in deposito presso l’agente (es. per tentata vendita). Se questo campo è valorizzato quando viene generata una nuova segnalazione/contratto dal Call Center (es. Appuntamento o Adesione Telefonica), il codice magazzino da cui scaricare anzichè essere impostato in base ai parametri della procedura oppure alle opzioni dell’utente che ha generato la segnalazione, sarà pari a questo codice magazzino. In pratica il sistema effettuerà il prelievo / scarico / impegno del materiale dal magazzino dell’agente. Ovviamente attraverso la procedura di magazzino sarà necessario effettuare, manualmente, dei movimenti di trasferimento al magazzino dell’agente.

• Appuntamenti: visualizza le segnalazioni/contratti legati al soggetto (solo quelli futuri) dove è fissato un appuntamento.

• Gerarchia: se l'utente è abilitato, è possibile visualizzare la gerarchia soggetti impostata.

• Addebiti: visualizza la lista degli addebiti/accrediti collegati al soggetto

• Copia Provvigioni: è possibile copiare le schede provvigionali, dal soggetto ad un altro

• Export Sincro: esegue una esportazione di verifica per le sincronizzazioni degli agenti.

 

Inoltre, più sotto, troviamo i seguenti campi:

• ID: generato ed utilizzato in automatico dal sistema. Non è possibile modificarlo.

• Codice Soggetto: inserito a cura dell’Amministratore, è la “sigla” di riconoscimento riferita al soggetto in questione. Il codice può essere alfanumerico. Si consiglia di utilizzare TLK per gli operatori, AG per gli agenti.

• Nome e Cognome: dati del soggetto inserito

• Tipo Soggetto: è obbligatorio. Specifica la tipologia del soggetto inserito (agente, operatore ecc)

• Numero di interno voip: quando l'utente si logga, il campo viene rilevato e compilato automaticamente.

• Disabilitato: indica che il soggetto non lavora più per l'agenzia. Se un soggetto è disabilitato non può più ricevere nominativi da lavorare.

• Nullo: indica che il soggetto non viene conteggiato nel calcolo provvigionale.

• Livello Gerarchia: evidenzia immediatamente se il soggetto fa parte di una gerarchia ed a quale livello si trova. Più il livello è alto, più in alto si troverà il soggetto nella gerarchia. Es. se per un soggetto è presente il numero “1”, indica che è al vertice della gerarchia e potrebbe avere dei sottoposti; se si dovesse trovare un "3" indica che il soggetto è al livello gerarchico “3” in quanto ha due superiori. Questo livello sarà utilizzato per il calcolo provvigionale multilivello.

 

Nella parte centrale troviamo diverse sottopagine, che contengono diversi dati:

 

ANAGRAFICA:

• Partita IVA, Codice Fiscale, altri dati: dati personali relativi al soggetto (non obbligatori)

• Tipo Invio: stabilisce come deve essere effettuato l’invio della documentazione generata da GAT nella maschera Ricerca e Stampa Segnalazione Contratti (report, fatture ecc.) al soggetto stesso.

• E-mail: indirizzo di posta elettronica del soggetto.

• E-mail CC: può contenere diversi indirizzi e-mail (per un totale di 255 caratteri) a cui saranno inviati in “Copia Conoscenza” (oltre all’agente) gli appuntamenti in agenda. In questo caso gli indirizzi devono essere separati da punto e virgola “ ; “

• Note indirizzo: campo per inserimento di note sull'indirizzo

• Dati di nascita: data, città, provincia, nazione, ecc

• Livello Competenza: (numerico) indica il livello di competenza del soggetto (si consiglia di indicare valori di valutazione compresi tra 0 (basso) e 100 (alto)). Questo valore attualmente viene utilizzato nella gestione dei richiami per Competenza, che impongono la necessità di inoltre un richiamo esclusivamente ad operatori con un livello di competenza superiore (si veda eventualmente la gestione dei richiami ed il parametro CC0040 - Gestione Recall: consenti invio richiamo ad altri operatori (SI/NO/SK = Solo oper. con competenze sup.)). Di default è valorizzato a ZERO.

 

DATI CONTRATTUALI:

Contiene tutti i dati relativi al lato contrattuale, come data assunzione, tipo di contratto, numero matricola libro paga, fine periodo di prova, data fine rapporto. Ci sono anche i campi per indicare la denominazione del soggetto (nel caso in cui si voglia emettere la fattura per il soggetto, l'IVA, la ritenuta Enasarco, il fisso mensile, ecc.).

 

PAGAMENTO:

Si possono inserire gli estremi bancari, numero di carta di credito, IBAN, tipo di pagamento, ecc.

 

ALTRI DATI:

• Numero Badge: inserire il numero badge dell'agente (se ne è in possesso). Campo riservato per la gestione "Palmare"

• Carico Liste: in caso di lavorazione a liste assegnate, il sistema ripartisce i nominativi in base al carico liste; "100" indica che il soggetto lavora a tempo pieno, e può ricevere un numero maggiore di nominativi. Un carico liste pari a "50" indica che invece un operatore lavora part-time, per cui riceverà un numero inferiore di nominativi. Il campo è attivo solo per i soggetti definiti come "telemarketing".

• Minuti appuntamento per agente: è possibile indicare qui l’intervallo di tempo per gli appuntamenti da fissare per l’agente corrente. Ad esempio se l’agente ha in questo menu il valore 15, significa che quando l’operatore tlmk prenderà appuntamenti per questo agente l’agenda avrà le righe distanziate di 15 minuti: quindi una riga tra le 09.00 e le 09.15, una tra le 09.15 e le 09.30 ecc… In assenza di questo valore (quindi se il menu a tendina è vuoto) vince allora il parametro generale, il CC0003 (ovvero Minuti fascia oraria per visualizzazione agenda). Questo parametro uniforma tutti gli agenti ad un’unica impostazione in maniera più generica ma meno personalizzata.

• Cod.Mag agente: vedere il tasto “Crea Mag. Ag” nei paragrafi precedenti

• Ultima sincronizzazione e Numero Sincronizzazioni: vengono utilizzati nell’ambito della procedura “PALMARE”. Riportano la data/ora dell’ultima sincronizzazione effettuata per ogni singolo agente ed il numero di sincronizzazioni effettuate. I due valori possono essere forzatamente azzerati soltanto dall’Amministratore.

• Serial Number Palmare: indica il numero seriale del palmare in possesso dell'agente (viene compilato in automatico).

• Portafoglio per nuovi clienti da Palmare: da compilare inserendo il portafoglio che dovranno avere i clienti raccolti esternamente dall'agente mediante il palmare (solo se si possiede il modulo).

• Diretto Superiore: se compilata la gerarchia soggetti, viene indicato il nome del diretto superiore. Questo campo si compila in automatico quando viene attivata e compilata la Gerarchia Soggetti.

• Modalità Calcolo: utilizzata per il calcolo delle provvigioni di concerto con la Gerarchia Soggetti

• Per: percentuale che prende il superiore del soggetto nel calcolo provvigionale

• Visualizza: consente di propagare la visualizzazione delle informazioni relative al soggetto al diretto superiore

 

In calce alla pagina troviamo altri due campi:

• Note: note generiche sulla maschera del soggetto.

• Collegato ad Utente: in questo campo è possibile "legare" la scheda anagrafica alla relativa scheda del soggetto in Gestione Utenti.

 

E' anche possibile inserire una FOTO ed il Curriculum Vitae del soggetto.