In GAT.crm, nel menu "Utilità", sono presenti due sistemi di rilevazione presenze. La principale differenza tra i due è il modo di registrare gli accessi degli utenti:

 

• Registro ingressi/uscite. Prevede quattro accessi in totale: due al mattino (un ingresso ed un'uscita) e due nel pomeriggio (un ingresso ed un'uscita). Il "cambio turno" è stabilito per ogni utente nelle sue opzioni, ed è solitamente impostato con la pausa pranzo. Il registro funziona come un classico "timbro cartellino": una timbratura all'arrivo, una prima di uscire per il pranzo, l'ingresso dopo la pausa e l'uscita serale. Serve al sistema per “capire” quando avviene la “pausa” o il “cambio turno” dell’utente. (esempio: si fissa il “cambio turno” alle ore 13.00. Il sistema “sa” che per i log effettuati dall’utente fino alle ore 13.00 dovrà riempire le due colonne del primo turno; ogni log effettuato dopo le ore 13.00 verrà registrato nelle altre due colonne del secondo turno)

• Registro ingressi/uscite (multiturno). Vengono registrati tutti i login e logout dell'utente, indipendentemente dal momento in cui sono stati fatti. Il sistema registra gli ingressi, le uscite e le pause (dichiarate od automatiche dopo N minuti di inattività). Ogni utente avrà quindi più righe, in quanto ogni giorno può entrare ed uscire diverse volte dal programma.

 

Per il buon funzionamento dei registri, è molto importante controllare che nelle opzioni utente (Utilità / Opzioni, nella linguetta "Registro In/Out"):

• che i registri siano attivati (o uno o l'altro, a seconda di quale si desidera utilizzare)

• che siano indicati il "numero massimo minuti" nella colonna "doppio turno" e soprattutto l'"ora cambio turno" (se si desidera utilizzare il registro doppio turno)

• che siano indicati il "numero massimo minuti" nella colonna "multi turno" (se si desidera utilizzare il multi turno) e soprattutto in caso si desideri che GAT entri automaticamente in "pausa" dopo N secondi di inattività.

 

I due registri hanno in comune alcune peculiarità.

Le registrazioni di ogni Log In / Out avvengono con i seguenti criteri:

• tutti gli orari di registrazione vengono sincronizzati con la postazione su cui è presente SQL Server. In caso di modifica da parte dell’Utente che ne ha i diritti, verrà tenuto conto della prima data di registrazione e non di quella odierna. L’utente ha la possibilità di vedere l’orario del Server in ogni momento mediante il menu che compare cliccando sull’icona del “Gestore Servizi” di GAT (vicino all’orologio di Windows), oppure sulla maschera di “Accesso al Sistema” nella parte bassa, oppure ancora alla richiesta di conferma di uscita dal sistema. Non ha però possibilità di modificarlo.

• Il registro viene mantenuto senza limiti temporali. Si ricorda che il sistema GAT comincia a calcolare gli Ingressi / Uscite SOLO se per ogni utente è stato attivato il Registro e siano compilati gli orari giornalieri (vedi sopra). Non è possibile risalire agli accessi avvenuti PRIMA dell'attivazione del Registro.

• il sistema registra gli accessi secondo le opzioni definite a livello di ogni singolo utente. La registrazione dell’orario avviene arrotondando in base all’opzione e tenendo in considerazione il “Numero massimo di minuti” in una sola giornata, che può essere differente in funzione del giorno settimanale.

• l’utente standard ha la possibilità di visualizzare il proprio registro qualora l’Amministratore abbia attivato questa opzione in Utilità/Opzioni, eventualmente anche in modalità “Sola lettura”.

• Ogni eccezione viene visualizzata nel registro nel campo note in automatico da parte del sistema tramite un messaggio del tipo “MANCATA ENTRATA” o “MANCATA USCITA”. In caso di “anomalie”, l’utente Amministratore può gestire il registro anche manualmente, andando a riempire le celle degli orari mancanti oppure correggere eventuali errori. L’unica accortezza sarà quella di spostarsi tra le celle premendo il TAB per ogni spostamento e non posizionarsi mai direttamente col puntatore mouse nelle celle. L’orario deve essere riscritto in formato HH.MM (oppure HHMM e poi cliccando il TAB per spostarsi nella casella successiva). Il sistema procederà al nuovo calcolo dopo aver premuto il tasto REFRESH.

• Il registro riporta per intero e visualizza le registrazioni di tutti gli utenti che si sono loggati al sistema. Sono sempre disponibili le funzioni di ricerca e stampa per utente, selettive e complessive che permettono di visualizzare in dettaglio gli ingressi / uscite di un utente particolare in un determinato periodo di tempo (esempio gli accessi del TLK001 nel mese di giugno)

 

NOTA: il registro DOPPIO TURNO viene utilizzato nell'Analisi Chiamata quando occorra stabilire il monte ore lavorate di ciascun operatore (nella fattispecie la colonna "Tempo Lavorato").

 

GESTIONE DELLE ECCEZIONI per il registro DOPPIO TURNO

 

Eccezione	Esempio	Comportamento del sistema
Più accessi al sistema nell’arco dello stesso turno	Un utente accede più volte al sistema nell’arco di un singolo turno o di poche ore a causa di problemi di rete o altre problematiche.	Il sistema memorizza come orario di entrata soltanto il primo orario di accesso al sistema nell’ambito di un certo turno. Al cambiare del turno (in base all’orario di cambio turno stabilito giornalmente per ogni utente) viene registrato un secondo ingresso (LOG IN).
Più uscite dal sistema nell’arco dello stesso turno	Un utente esce “regolarmente” dal sistema più volte nell’arco di un singolo turno o di poche ore.	Il sistema memorizza come orario di uscita l’ultimo orario di uscita regolare dal sistema nell’ambito di un certo turno. Se l’uscita è all’interno del primo turno verrà memorizzata come uscita del primo turno. Se l’uscita è successiva all’orario di cambio turno (definito giornalmente per ogni utente nelle Opzioni Utente) viene registrata l’uscita secondo la seguente logica: se non esiste ancora l’ingresso nel secondo turno memorizza l’uscita comunque nel primo turno se esiste già l’entrata nel secondo turno memorizza l’uscita in tale turno. Nota: ovviamente può accadere che l’utente esca "regolarmente" dal sistema nell’arco del turno prima della "reale" uscita lavorativa. Se lo stesso utente tuttavia rientra e poi esce regolarmente al termine del turno il sistema aggiorna correttamente il registro con l’orario più "nuovo".
Mancato accesso al Sistema	Un utente esce “regolarmente” dal sistema il giorno successivo all’ingresso	Il sistema memorizza l’uscita regolarmente. Tuttavia non trovando l’accesso al sistema nel medesimo giorno evidenzia nelle note la dicitura “MANCATA ENTRATA”. Sarà necessario correggere manualmente il registro.
Mancata uscita dal Sistema	Un utente “spegne” il computer oppure esce con un procedura irregolare dovuta al blocco del computer o della rete.	Il sistema non è in grado di memorizzare l’uscita regolare. Il giorno successivo in occasione del primo accesso il sistema analizza sempre il giorno lavorativo precedente e qualora trovasse delle anomalie di questo tipo evidenzia nelle note di tale giorno la dicitura “MANCATA USCITA”. Sarà necessario correggere manualmente il registro.