L’agenda consente un'immediata visualizzazione grafica degli orari occupati, disponibili e bloccati.

E' possibile visualizzare e gestire l’agenda GIORNALIERA degli appuntamenti per TUTTI gli agenti, oppure solo di uno in particolare, selezionandolo.

L'agenda è un modulo specifico, è attivo solo se è stato acquistato.

 

La maschera ha un aspetto simile al seguente:

 

 

La maschera consente una visualizzazione immediata di più agende di diversi agenti, evidenziando anche la sede dell’appuntamento; questo consente di ottimizzare gli spostamenti dell’agente.

L'agenda si può far aprire su un giorno predefinito, che viene stabilito mediante il parametro “CC0001: nr giorni di differimento per apertura agenda”. Se il valore inserito è “0” (zero) l’agenda si apre alla data odierna.

 

Direttamente dalla visualizzazione, cliccando col tasto destro del mouse sopra un appuntamento, è possibile:

• aprire un appuntamento (se si dispone delle autorizzazioni)

• modificare l'appuntamento (data, ora ed agente - vedere prossimi paragrafi)

• eliminare un appuntamento. NOTA: la segnalazione rimane, viene solo svuotato il campo data/ora appuntamento

• aprire l'anagrafica del cliente

• chiamare il cliente. Selezionando la voce “chiama cliente”, si apre un’altra finestra che mostra tutti i numeri del cliente (contatti inclusi), da dove si può selezionare quello desiderato.

 

Le righe in agenda possono avere colori differenti, in particolare:

• in giallo, gli orari bloccati mediante la gestione “Blocco di Giorni/Orari in Agenda”, con le eventuali note

• in azzurro, gli appuntamenti fissati

• in bianco, con orari in verde, gli orari disponibili

 

Gli operatori hanno a disposizione anche:

• il tasto “Aggiorna agenda” che aggiorna in tempo reale la visualizzazione gli appuntamenti

• l’opzione “Vedi tutti i giorni” che visualizza anche l’agenda di sabato e domenica

• l’opzione “Vedi Cliente” che permette di “oscurare” o vedere i nomi dei clienti

• il tasto “Cliente” che permette di vedere l’anagrafica del cliente. E' possibile modificare l’anagrafica cliente direttamente dall’agenda: la modifica avrà effetto anche sull’anagrafica generale (e tutte le tabelle collegate)

 

Stampa ed invio Agenda

Nella visualizzazione dell’agenda (sia settimanale che giornaliera) sono presenti dei tasti che permettono di inviare velocemente l’agenda sintetica in e-mail in formato PDF oppure di stamparla su carta.

 

• Invio per mail. Graficamente il tasto si presenta come una “bustina”. Dopo averlo premuto, GAT avvisa che sta inviando la stampa alla stampante virtuale. Dopo qualche secondo compare l'interfaccia di spedizione mail dove l'utente può indicare l'indirizzo del ricevente. Se l’invio è effettuato dall’agenda settimanale, verranno inviati tutti gli appuntamenti della settimana suddivisi per agente, mentre se la mail viene inviata dall’agenda giornaliera verranno inviati gli appuntamenti del giorno sempre suddivisi per agente. Ricordiamo infine che per l’invio della mail è necessario configurarne gli estremi per ogni utente in Utilità / Opzioni.

• Stampa su carta. GAT invia direttamente l'agenda sintetica alla stampante predefinita.

 

Modifica Appuntamento

Grazie a questa funzione è possibile modificare alcuni dati relativi all'appuntamento, come la data segnalazione, l'agente, la data/ora appuntamento ed aggiungere altre note oltre a quelle già presenti. Si possono aggiungere/modificare anche altri dati come l'oggetto trattativa, le note ecc.

 

 

La disponibilità di questa funzione è condizionata dal parametro "CC0050 - Gestione Agenda: modif. appuntamenti (T)=Tutti, (O)=Solo quelli dell'operatore, (F)=Solo se disp.funzione".

Se CC0050 vale:

• (T) = Tutti. Tutti gli appuntamenti sono modificabili da tutti gli operatori.

• (O) = Solo quelli dell’operatore. L’operatore può modificare soltanto i "suoi" appuntamenti (quelli da lui stesso generati).

• (F) = Solo se disp. funzione. In questo caso tutti gli appuntamenti sono modificabili da parte dell’operatore solo se ha le relative funzioni, come ad esempio la “Segnalazione/Contratti”, disponibile in lettura e scrittura.

 

Appuntamenti con clienti non codificati

Una casistica particolare è quella della necessità di prendere appuntamenti per gli agenti anche con clienti “occasionali”, per i quali non è conveniente la codifica preventiva dell’anagrafica. In questo caso è possibile adottare due scelte:

• codificare un cliente fittizio specificando solo in segnalazione i dati del cliente, oppure

• codificare ogni volta il cliente nell’anagrafica

In ogni caso sulla segnalazione stessa sarà sempre possibile indicare l’appuntamento con agente, data e ora.

I parametri che consentono queste gestioni sono:

• CC0026 - Gestione Agenda: consentire la forzatura di un appuntamento anche ad agenda piena

• CC0027 - Gestione Agenda: richiede password IDUtente indicato se CC0026 = SI

 

Gestione date dell’Agenda

E' possibile inserire velocemente le date grazie ad un doppio click sui campi date. Questo consente di visualizzare un calendario dinamico e scegliere la data desiderata nel formato corretto. Il calendario dispone di numerose proprietà (es. numero mesi, tipo e dimensione dei caratteri, colori, ..) definibili dall'utente.