STATI BACKOFFICE PERMESSI E WORKFLOW

In questo menu è possibile “personalizzare” la visualizzazione degli Stati Backoffice per un gruppo specifico di soggetti, rendendoli visibili od visibili, oppure modificabili od in sola lettura.

Appena si entra viene visualizzata una griglia vuota, vediamo brevemente il funzionamento.

 

Possiamo notare inizialmente la presenza di queste colonne:

FILTRO ORDINE: viene visualizzato il nome del filtro

GRUPPO UTENTI: è il nome del gruppo di utenti che sarà sottoposto a questa limitazione

STATI VISIBILI: si visualizza la lista degli stati che saranno "visibili" agli utenti del gruppo indicato

STATI MODIFICABILI: si visualizza la lista degli stati che saranno "modificabili" agli utenti del gruppo indicato

Poniamo di creare una limitazione per un gruppo. Premere il tasto per creare il filtro.

 

Dobbiamo ora dare un nome al filtro, associarlo ad un gruppo e limitare gli stati.

• DESCRIZIONE: inserire il nome da dare al filtro (es. FILTRO01, ecc)

• STATI VISIBILI: aprire il menu a tendina e scegliere gli stati che gli utenti del gruppo potranno visualizzare

• STATI MODIFICABILI: come sopra, stavolta vanno scelti gli stati che gli utenti potranno modificare

• GRUPPO UTENTI: è il gruppo di utenti che dovrà "sottostare" al filtro impostato, quindi potrà vedere e modificare solo gli stati sopra indicati.

 

NOTA: visto che il filtro, una volta applicato è molto restrittivo, meglio creare preventivamente il gruppo da Utilità / Utenti Gruppi per essere sicuri di inserirvi gli utenti corretti.

 

Es. poniamo di aver creato questo filtro:

 

Gli utenti del gruppo UFFICIO ACQUISTI vedranno solo i contratti con lo stato VISITATO e TRATTATIVA VINTA, mentre potranno modificare solo quelle che sono in stato "VISITATO".

 

Se un utente del gruppo UFFICIO ACQUISTI fa una ricerca per trovare i contratti che sono in un altro stato, es. "DA VALIDARE", che non è incluso nel filtro, la ricerca restituirà un messaggio del tipo "Nessun contratto trovato coi criteri impostati". Nota bene!Tutti i contratti in altri stati ci sono sempre (non vengono mai eliminati dal CRM), ma non sono accessibili per gli utenti compresi nel gruppo.

 

L'opzione OBSOLETO è da selezionare quando si desidera far terminare o sospendere gli effetti del filtro. Se viene selezionata, tutti gli utenti potranno visualizzare tutti gli stati, senza limite.