REGISTRO OPPOSIZIONI IMPORT EXPORT

Questa versione del CRM apporta una grande novità relativa al Registro delle Opposizioni, attivando un nuovo modulo chiamato “FUB” che permette l’import e l’export delle liste aggiornate dei nominativi che richiedono di non essere più contattate mediante appunto l’iscrizione a questo registro.

Il Registro Pubblico delle Opposizioni è un archivio unico che nasce come tutela del cittadino nei confronti dei vari servizi di telemarketing. Quando il numero telefonico è presente negli elenchi telefonici pubblici, il cittadino può decidere di opporsi ed evitare di ricevere telefonate per scopi commerciali o di ricerche di mercato.

Al contempo è uno strumento nuovo ed innovativo in grado di rendere più competitivo, dinamico e trasparente il mercato tra gli Operatori di marketing diretto telefonico.

 

FAI TELEMARKETING? ECCO COSA DEVI FARE

In conformità alle disposizioni del Decreto del Presidente della Repubblica n. 178, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 256 del 2 novembre 2010, gli Operatori che intendono contattare gli Abbonati presenti negli elenchi telefonici pubblici per attività commerciali, promozionali o per il compimento di ricerche di mercato tramite l’uso del telefono, sono tenuti a registrarsi al sistema gestito da FUB (Fondazione Ugo Bordoni) - Gestore del servizio – e a comunicare la lista dei numeri che intendono contattare.

Il Gestore mettendo a confronto le informazioni contenute nel Registro delle Opposizioni e la lista dei numeri fornita dall’Operatore, cancellerà da quest’ultima tutti i numeri degli Abbonati che hanno richiesto di non essere contattati.

La lista aggiornata dal Gestore - ovvero “filtrata” dai numeri telefonici degli Abbonati che si sono iscritti al Registro Pubblico delle Opposizioni - sarà messa a disposizione dell’Operatore entro 24 ore dalla richiesta e avrà validità quindicinale, per consentire così il continuo aggiornamento dell'elenco delle opposizioni.

 

Nota: il FUB è un modulo aggiuntivo che deve essere acquistato ed attivato

mediante aggiunta nella licenza.

Quando il modulo sarà attivo, si visualizzerà una nuova voce nel menu Anagrafiche, precisamente sarà disponibile l’opzione REGISTRO DELLE OPPOSIZIONI IMPORT EXPORT.

Il modulo si integra con il CRM in modo semplice ed automatico. Tutte le campagne di telemarketing in essere rimangono tali e nessuna modifica deve essere fatta.

 

PRE-REQUISITI

Per poter eseguire i passi previsti dalla procedura è necessario che:

• l’operatore (OP) abbia presentato l’istanza presso il Gestore del Registro delle Opposizioni (GRO) ed abbia completato la relativa procedura

• la persona indicata come responsabile dell’invio delle liste abbia un certificato digitale individuale di classe 2 emesso dall’autorità di certificazione Trust Italia S.p.A. affiliata Verisign contenente le stesse informazioni comunicate nell’istanza (l’indirizzo di casella di posta elettronica, nome e cognome) per l’invio tramite sito web HTTPS del GRO

• la persona indicata come responsabile dell’invio delle liste sia entrata in possesso della password (composta dalle due stringhe di 6 caratteri scambiate tra OP e GRO durante la procedura di presentazione dell’istanza)

• Utilizzo di CRM nella versione C/S (Client Service)

 

Si consiglia di esportare i nominativi che si desidera inviare a RPO in un quantitativo idoneo per poter lavorare per quindici giorni.

 

Quando si entra nella funzionalità dal menù Anagrafiche di CRM C/S

 

si visualizzerà una maschera simile a questa:

 

La funzione è divisa in due parti: la generazione file per RPO e l’importazione file da RPO.

 

ESEMPIO OPERATIVO: GENERAZIONE DEL FILE DA INVIARE

Entrare nella voce “Registro Opposizioni” presente nel menu Anagrafiche.

Per esportare un file da inviare al FUB per il controllo, indicare:

- di escludere i nominativi già analizzati al punto 1

 

- indicare il numero di nominativi che si desidera inserire nel file da inviare al FUB per l’analisi (es. 1000)

 

- cercare i nominativi che si desidera analizzare, es.:

 

- indicare la cartella dove verrà salvato il file

 

- premendo GENERA IL FILE, il sistema creerà nella cartella indicata un file contenente i numeri di telefono da controllare. Un messaggio indica l’avvenuta creazione, es.:

 

Il nome del file sarà composto dalle lettere “crm” e dalla data/ora di generazione.

Nella cartella di destinazione sarà visualizzato cosi:

 

Se si apre il file (da aprirsi mediante il BLOCCO NOTE per non rovinare il file), si vedranno i numeri di telefono trovati in base alla ricerca sopra indicata.

La lunghezza massima del file è di un milione di righe. Il sistema esporta solo numeri telefonici FISSI, senza prefisso internazionale e senza nessun carattere di separazione.

Una volta generato, il file va ZIPPATO ed inviato al FUB con le modalità previste (via sito autorizzato oppure via posta certificata).

 

ESEMPIO OPERATIVO: IMPORTAZIONE DEL FILE DOPO CONTROLLO DEL FUB

Il FUB, dopo aver controllato il file, invierà al mittente il file sistemato e pronto da essere importato nel sistema.

Dallo stesso menu dell’export, il sistema dispone di uno strumento di importazione dei numeri e, se questi risultano non chiamabili, il sistema provvederà a bloccarli.

Il primo passaggio è quello di indicare la data di ricezione del file, es.:

 

Si seleziona quindi la sessione di esportazione a cui si riferisce il file ritornato. In pratica, col passaggio precedente, il sistema genera un file con data ed ora. Quando il FUB lo rimanda indietro corretto, si importa questo file ma è necessario indicare al sistema qual è il file “di partenza” generato nei giorni precedenti.

Es.: genero un file il 31 agosto, lo mando al FUB il giorno stesso, il FUB mi rimanda i risultati il giorno 2 settembre. Nel campo “data ricezione” indico “2 settembre”, nel campo “sessione di export” indico il giorno in cui ho generato il file, ovvero la sessione del 31 agosto.

Attenzione a selezionare la sessione corretta, altrimenti il sistema potrebbe non processare gli stessi numeri!

Es.

 

Il tasto CONSULTA apre una tabella e ci fa visualizzare i numeri estratti in quella sessione.

Come terzo passaggio, selezioniamo quindi il file da elaborare (quello che ci ha rimandato il FUB. Attenzione! Non si deve selezionare lo ZIP ma il file TXT!) …

 

… e premere IMPORTA ED ELABORA.

Il sistema processa i numeri contenuti, e per ognuno inserisce questa caratteristica:

 

Come “data di validità” della caratteristica, verrà messa una data futura a 15 giorni, che è la validità per chiamare questi nominativi. In anagrafica troveremo la caratteristica suddetta, e la data indica il “termine” entro il quale può essere chiamato il nominativo, es.:

 

Es.: al 31 agosto si fa una richiesta al FUB, questo ci risponde subito e si importano i nominativi nel CRM, che vengono immessi con la caratteristica suddetta con “data” a quindici giorni futuri. Al 16 settembre il nome non sarà più contattabile, a meno che non venga di nuovo estratto e rimandato al FUB per sapere se è ancora contattabile o meno. Se fosse ancora contattabile, nel file che viene rimandato dal FUB sarà inserito come chiamabile, e quando viene importato nel CRM la “data” della caratteristica viene di nuovo prorogata per altri quindici giorni.

Il sistema permette infine di bloccare automaticamente tutte le anagrafiche in cui la data legata alla caratteristica RPO_FUB_ISCRIZIONE VALIDITA risulta inferiore ad oggi (ovvero è scaduta).

E’ possibile eseguire questa operazione mediante il tasto .

Il sistema inserirà, per i clienti interessati, il check sul controllo del campo “Privacy” in anagrafica, cosi da escludere il cliente dalle azioni di marketing.

 

FUNZIONALITA' DEL MODULO "FUB Integration"

Il nuovo modulo consente al CRM di Siseco le seguenti funzionalità:

• Esportare ed importare i file ASCII nel formato previsto dal FUB

• Creare il file ASCII da inviare al Registro delle Opposizioni con un quantitativo di contatti (in scadenza o da verificare) idoneo alle proprie esigenze contingenti, sapendo che il FUB risponde nell'arco di 24 ore. Grazie al concetto di CRM il file ASCII per il FUB conterrà una sola volta il numero telefonico anche se lo stesso fosse presente in più campagne

• Importare e gestire automaticamente il file di ritorno ed in particolare tutti i numeri che il registro ha "rimosso/filtrato" in quanto iscritti al Registro (sono i telefoni che si sono iscritti al registro delle opposizioni). Per fare questa attività ogni esportazione viene marcata e memorizzata in attesa del corrispondente e compatibile file di ritorno

• I numeri NON restituiti vengono aggiunti automaticamente BLOCCATI sull'anagrafica del CRM. Saranno così esclusi da qualsiasi azione di contatto successiva a meno di riattivarli volutamente. Questi saranno esclusi anche da ogni successivo invio al registro FUB, evitando così di utilizzare credito residuo.

• Associare una data di scadenza ad ogni singola anagrafica / numero telefonico, considerando che i numeri verificati dal Registro delle Opposizioni hanno una validità di 15 giorni. Tutto viene effettuato automaticamente, durante la normale lavorazione delle campagne telemarketing

• Tutti i nominativi anagrafici la cui validità sia scaduta (15 giorni dopo il controllo con il Registro delle Opposizioni) vengono automaticamente bloccati. Verranno automaticamente riattivati se il file filtrato di ritorno dal FUB dovesse contenerli.

 

Per maggiori informazioni è possibile consultare il sito:

http://www.crm-contact-center.it/registro_opposizioni/