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La tabella STATI BACKOFFICE è di fondamentale importanza per il CRM.
Infatti tramite questa griglia si creano e si regolano i vari stati degli ordini/offerte, appuntamenti ed opportunità, dai quali dipendono il calcolo delle provvigioni ed il calcolo di magazzino (entrate ed uscite).
Ricordiamo che lo STATO è uno dei campi obbligatori da inserire negli ordini/offerte od opportunità.
Nelle OPZIONI di ogni utente è possibile impostare dei valori di default per questi campi, così che saranno inseriti automaticamente alla creazione di uno di questi (automatico o manuale).
La griglia degli stati è molto funzionale e permette di ordinare una o più colonne a piacimento, semplicemente selezionandole col tasto CTRL. Ad esempio, in questo caso la griglia è ordinata per TIPO, Obsoleto e Priorità.
Si nota grazie ai piccoli numeri rossi sull'intestazione.
Per creare un nuovo stato, premere 
Compare un'interfaccia dove inserire i dati relativi al nuovo stato, vediamo i principali:
I campi obbligatori hanno uno sfondo azzurro.
DESCRIZIONE STATO: è il nome dello stato, che comparirà sui contratti, ordini, appuntamenti, ecc
TIPO: è la tipologia dello stato (generico, appuntamento, ordine, appuntamento, ordine + appuntamento). La definizione del "tipo" permetterà di vedere uno o l'altro stato nella tipologia corrispondente. Es. se si crea un nuovo stato e lo si lega alla tipologia "ordine", questo stato sarà visibile solo negli "ordini".
PRIORITA': Il sistema riordina gli stati da proporre all’utente durante la fase di ricerca, gestione e inserimento in base al valore di questo campo. L’amministratore potrà quindi scegliere anche l’ordinamento degli stati che il sistema dovrà proporre agli utenti nei diversi contesti in cui questo valore viene utilizzato.
Altri campi presenti:
Desc. Supplementare: è una descrizione supplementare a scopo statistico, i valori sono cablati
Desc. su Palmare: descrizione dello stato, che appare sul palmare
Tipo Esito App.to: indica la tipologia di esito, utilizzato a scopo statistico e sul palmare. Permette anche di "colorare" lo sfondo dell'appuntamento in Agenda
Raggruppamento Statistico: campo libero a fini statistici, utilizzato nei riepiloghi sintetici
Stato da riportare in elenco: stato che verrà riportato negli elenchi in caso di riapertura
Opzione Richiamo e Minuti di Ritardo: si legano al campo precedente, ed indicano l'opzione di richiamo da inserire ed i minuti di ritardo per l'impostazione del richiamo automatico
In calce troviamo le opzioni:
ESPONI PROVV: se selezionato, gli ordini con questo stato rientrano nel calcolo provvigionale (indipendentemente dal fatto che “conteggia provvigioni” sia selezionato)
IMPEGNA MAGAZZINO: se selezionato, gli ordini con questo stato vengono utilizzati per il calcolo della merce impegnata (articoli movimentabili)
SCARICA MAGAZZINO: se selezionato, gli ordini con questo stato permettono di scaricare il magazzino
NEGATIVO: e selezionato, permette la gestione degli storni; non scarica il magazzino e non calcola provvigioni.
BLOCCANTE: consente di introdurre il concetto di terminazione nel flusso di approvazione (“end workflow”). In pratica quando un utente imposta una segnalazione/contratto in uno stato di tipo “Bloccante” la stessa viene posta in uno stato di sola lettura per tutti gli utenti, a meno degli utenti Amministratori del sistema.
OBSOLETO: consente di impedire l’utilizzo di uno stato obsoleto per i nuovi inserimenti. Gli stati possono essere resi OBSOLETI quando non sono più usati.
VISIBILE A WORK2FLOW: utili se presente integrazione con applicazione WORK2FLOW
RIFISSA APPUNTAMENTO: attiva la visualizzazione del campo "Data Appuntamento Rifissare" presente nella scheda Appuntamento.
LIBERO e LIBERO2: utili per esigenze specifiche
Caratteristiche da compilare (Obbligatorie): possono essere attivate per annotazione obbligatorie da parte dell’Agente.
Caratteristiche da non visualizzare: possono essere mostrate all’Agente solo quelle utili quando selezionato questo Stato.
NB: nei documenti di backoffice (Appuntamenti, Offerte, Opportunità) viene mantenuta la visualizzazione degli stati divenuti obsoleti; sarà possibile cambiare lo stato/tipo con uno non obsoleto. Dopo la modifica non sarà più possibile riselezionare stati Obsoleti.