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Queste regole permettono l'utilizzo della funzionalità di "CRM Response" a cui si rimanda.
Vedere anche gli argomenti relativi alla schedulazione.
Tipo Regola: Antispam
Consente di “taggare” o eliminare i messaggi che corrispondono al criterio di filtro.
Nel campo “Condition To Eval o SQL per la relazione” è opzionale indicare una query SQL che restituisca un solo record con un solo campo con valore 0/1 per dire se la regola è vera o falsa (ovvero se la mail è uno SPAM o meno). Se il campo viene lasciato vuoto si intende vera, fermo restando i criteri base di filtro descritti sopra.
Tipo Regola: Allegato
Consente di inserire tutti gli allegati ricevuti mediante un semplice messaggio di posta elettronica all’interno del sistema di archiviazione elettronica documentale del CRM, denominato MegaBiblos. Il modulo Megabiblos dovrà essere attivo e già correttamente impostato (es. devono esistere i volumi – vedi manuale relativo al modulo). Se viene impostata questa regola tutti i messaggi che superano i criteri base di filtro vengono processati ed ogni allegato presente viene inserito in Megabiblos, già collegato all’entità corretta del CRM.
Per comprende è sufficiente ragionare sul seguente esempio:
immaginiamo di creare un account mail che possa ricevere tutti i curriculum o contratti dei propri agenti – curriculumagenti@miaazienda.net
sarà sufficiente inviare o inoltrare una mail a quell’indirizzo, con in allegato il contratto o il curriculum, per lo stesso venga archiviato automaticamente e senza alcuna difficoltà, all’interno del CRM, già correttamente collegato con l’agente corretto.
Ovviamente la stessa operazione sarebbe possibile con una offerta/ordine/preventivo di un cliente.
Ma come fa il CRM ad allegare correttamente gli allegati che riceve ?
E’ in questo ambito che il campo “Condition To Eval o SQL per la relazione” è fondamentale ed obbligatorio. Occorre inserire un comando SQL che restituisca un dataset con due colonne, la prima indica la tabella a cui relazionare l’allegato, la seconda la chiave primaria di relazione.
Esempio: SELECT 'Clienti',Replace('[[Subject]]','Allega a ','')
Questo comando restituisce “Clienti” come prima colonna e il codice del cliente a cui relazionare, supponendo che il messaggio contenga nell’oggetto la dicitura “Allega a 3750”.
Il comando si occupa di rimuovere la dicitura “Allega a “, lasciando soltanto il codice 3750, ovvero il codice del cliente a cui collegare gli allegati ricevuti dal CRM. La dicitura “Allega a”, oltre ad aiutare l’utente che invia od inoltra la mail, servirà per filtrare i messaggi.
Il comando può restituire anche più righe, nel qual caso vengono archiviati gli allegati ricevuti una volta sola ma relazionati a tutte le entità del CRM rappresentate dalle righe stesse.
Tipo Regola: Crea Relazioni
Consente di creare una relazione in automatico tra un messaggio di posta elettronica ricevuto ed una o più entità del CRM.Per comprende è sufficiente ragionare sul seguente esempio:
immaginiamo di avere un account generico info@miaazienda.net
sarà sufficiente impostare l’account e una regola di “Crea Relazioni” per archiviare i messaggi di posta elettronica ricevuti nel CRM e creare una relazione automatica in base al mittente oppure in base all’oggetto o ancora in base a delle parole contenute nel corpo del messaggio. Così facendo se riceviamo una mail da un cliente ACME SRL, la stessa sarà relazionata con questo cliente e tutti i suoi messaggi di posta ricevuti saranno visibili quando saremo sull’anagrafica del cliente all’interno del CRM
Per definire la regola che dovrà essere creata occorre impostare il campo “Condition To Eval o SQL per la relazione” con un comando SQL che restituisca un dataset con tre colonne, la prima indica la tabella a cui relazionare l’allegato, la seconda la chiave primaria di relazione e la terza l’identificativo del tipo di relazione da creare (si veda la tabella “Tipi di Relazione”).
Esempio: SELECT 'Clienti' AS ToEntity,3 AS Tokey,12 AS RelationType
Questo commando indica che il messaggio ricevuto, se conforme ai criteri base di filtro dovrà essere relazionato con il cliente ‘3’, usando il tipo di relazione con ID=12.
Tipo Regola: Email On Demand
Consente di creare una regola che è in grado di costruire una risposta email automatica ad una email ricevuta.
Per comprende è sufficiente ragionare sul seguente esempio:
immaginiamo di creare un account mail apposito a cui inviare le nostre domande al CRM – infoCRM@miaazienda.net
sarà sufficiente creare una regola del tipo “Email on Demand” per ottenere risposte specifiche ed aggiornate in tempo reale, a domande specifiche che vengono poste mediante semplici messaggi di posta elettronica al CRM.
Supponiamo di volere una regola che consenta di raggiungere il seguente scopo: ottenere informazioni sul cliente.
Oggetto mail: dammi info su NOMECLIENTE (anche con: contiene)
Risposta:
RAGIONE SOCIALE
INDIRIZZO
CITTA’
TELEFONO
REFERENTE
CARATTERISTICHE
SELECT Top 1 RagSoc AS [Ragione Sociale], Indirizzo, Città, Tel1 AS Telefono, dbo.caratteristichecliente(IDCliente) AS Caratteristiche From clienti where Ragsoc Like '%' + replace('[[subject]]','Dammi info su ','') + '%'
Il comando in sostanza dovrà contenere la query che consente di estrarre le informazioni che si vuole ottenere come risposta. Se si compone di un solo record vengono inviate come indicato nell’immagine. Se i record sono 2 o più, viene costruita una tabella Html come corpo del messaggio di risposta. Nota bene: la mail di risposta viene inviata anche ai destinatari in Copia Conoscenza.
Tipo Regola: Allegati On Demand
Consente di ricevere tutti gli allegati collegati ad una certa entità del CRM (es. un cliente oppure un’offerta specifica) mediante un semplice messaggio di posta elettronica. Il modulo Megabiblos dovrà essere attivo e già correttamente impostato (es. devono esistere i volumi – vedi manuale relativo al modulo). Se viene impostata questa regola tutti i messaggi che superano i criteri base di filtro vengono processati ed ogni allegato presente in Megabiblos, collegato all’entità richiesta, viene estratto e spedito al mittente.
Per comprende è sufficiente ragionare sul seguente esempio:
immaginiamo di creare un account mail apposito a cui inviare le nostre domande al CRM – allegatiCRM@miaazienda.net
sarà sufficiente creare una regola del tipo “Allegati on Demand” per ottenere via mail tutti gli allegati di un certo cliente “Rossi” (vedi immagine)
In questo tipo di regola nel campo “Condition To Eval o SQL per la relazione” occorre inserire un comando SQL che restituisca un dataset con due colonne, la prima indica la tabella a cui gli allegati desiderati sono relazionati (es. Clienti, Ordini, Agenti….), la seconda la chiave primaria di relazione.
Esempio: SELECT 'Clienti',(Select Top 1 IDCliente From Clienti where RagSoc Like Replace('[[Subject]]','Inviami allegati di ',''))
Il comando restituisce “Clienti” come tabella e il codice cliente indicato come nominativo nell’oggetto della mail dopo la dicitura scelta come filtro "Inviami allegati di".
Nota bene: la mail di risposta viene inviata anche ai destinatari in Copia Conoscenza. Viene processato soltanto il primo record della query Sql impostata.