FLUSSO DEI DATI

La sincronizzazione dei dati è bidirezionale (da e/ a CRM e viceversa) soltanto nel caso di clienti/fornitori e relativi contatti e sedi, mentre per le altre entità (agenti, articoli, vettori, banche, ecc.) i dati passano soltanto da e/ al CRM, ad eccezione delle offerte/opportunità che, invece, passano da CRM ad e/.

Il flusso dei dati da e/ verso il CRM avviene secondo la pianificazione impostata nella configurazione del servizio CRMSincro, mentre il passaggio dei dati dal CRM ad e/ avviene in real-time al momento del salvataggio dei dati nel CRM; nel caso di clienti/fornitori, articoli, località, banche ed agenzie vengono passati da e/ al CRM soltanto i record modificati dall’ultima sincronizzazione dei dati.

I dati delle entità del CRM collegate a entità di e/ vengono sempre sovrascritti ad ogni sincronizzazione con i dati presenti in e/; pertanto, le modifiche a tali entità (ad esempio, agenti, codici IVA, articoli, vettori, tipi di documento, ...) dovrebbero essere effettuate soltanto in e/ e non nel CRM.

 

CLIENTI/FORNITORI ED ANAGRAFICHE COMUNI

Nel CRM vengono riportati tutti i nominativi di clienti, fornitori e anagrafiche comuni di e/.

Le eventuali modifiche ai dati dei nominativi del CRM (incluse le modifiche alle relative sedi e/o contatti) vengono passate dal CRM al gestionale qualora si tratti di clienti/fornitori, ovvero di nominativi a cui è stato assegnato un codice gestionale; l’eliminazione di un cliente/fornitore da e/ comporta la modifica del TipoCliente nel CRM (che può assumere uno dei valori Cliente, Fornitore o Cliente/Fornitore) in modo da riflettere la situazione gestionale, mentre l’eliminazione dell’anagrafica comune da e/ comporta la cancellazione del codice gestionale associato al nominativo nel CRM che, pertanto, ritorna ad essere un prospect per il CRM.

I codici anagrafici di e/ sono trattati in maniera sensibile alle maiuscole/minuscole durante l’importazione dei dati nel CRM, quindi anagrafiche con codice “esa” ed “ESA” vengono considerate differenti.

 

AGENTI

Gli agenti del gestionale vengono trasferiti nel CRM sia come agenti che come operatori e viene loro assegnato anche un utente del CRM, con le impostazioni di base copiate dall’utente ADMIN; questo utente viene disabilitato, in modo da non influire sul numero di licenze utilizzate, e inserito nei gruppi EVERYONE e Commerciali (se esiste). Viene anche creata un’agenda di base per gli agenti che ne indica l’orario di lavoro: dalle 07:00 alle 23:00 dei giorni lavorativi indicati dal parametro CC0063, oppure dal lunedì al sabato se questo parametro non è stato configurato.

Il codice assegnato all’agente e all’operatore nel CRM corrisponde al codice anagrafico del gestionale a cui viene aggiunto il suffisso _ag per l’agente e _op per l’operatore; il codice utente, invece, corrisponde al codice anagrafico del gestionale “ripulito” da tutti i caratteri che non siano cifre o lettere.

 

ARTICOLI

I dati degli articoli presenti nel CRM vengono sempre sovrascritti con i corrispondenti dati presenti in e/, salvo la descrizione estesa dell’articolo, che viene scritta nel database del CRM solo al primo caricamento, mentre gli aggiornamenti successivi non la modificano; al primo caricamento viene anche impostato a “Vero” il flag VisibileCallCenter, in modo che gli articoli siano disponibili nel workflow di gestione offerte; per identificare gli articoli provenienti da e/ viene valorizzato a “ESA” il campo Cod_psa.

 

BANCHE

Le banche e relative agenzie di e/ vengono caricate nel CRM in un’unica tabella che corrisponde, pertanto, all’anagrafica delle agenzie completata con il codice ABI dell’istituto; il Codice banca del CRM è ottenuto concatenando ABI e CAB dell’agenzia.

 

OFFERTE/OPPORTUNITA'

Il passaggio ad e/ di un’offerta/opportunità del CRM comporta la creazione di un documento gestionale che dipende dalle impostazioni della tipologia di documento fatte nel CRM.

Dal menu “Tabelle / Tipologie Documenti (Backoffice)” è possibile impostare il tipo di documento di e/ che deve essere creato al momento del trasferimento al gestionale di un’offerta o di un’opportunità:

 

Scegliendo la tipologia opportuna quando si crea l’offerta nel CRM.

al momento del trasferimento dei dati ad e/ verrà generato il tipo di documento desiderato; se la tipologia di documento del CRM selezionata per l’offerta/opportunità non ha alcun Codice Documento ERP collegato, al momento del passaggio in e/ verrà utilizzato il tipo di documento indicato come default tra quelli del gruppo “IMP”.

Nella configurazione del servizio CRMSincro può essere impostato lo stato che si desidera assegnare alle offerte/opportunità dopo il loro trasferimento ad e/:

 

Se non viene impostato alcuno stato, dopo il trasferimento ad e/ l’offerta/opportunità mantiene lo stato assegnatole nel CRM prima del passaggio al gestionale.

Dopo il passaggio ad e/, l’offerta/opportunità viene aggiornata con i riferimenti (data e numero) del documento gestionale creato e non è più modificabile nel CRM, a meno che il documento gestionale collegato non venga eliminato: alla successiva sincronizzazione dei dati con il gestionale, verrà cancellato dall’offerta/opportunità il collegamento con il documento di e/ (ma non sarà impostato lo stato precedente al trasferimento) e l’offerta/opportunità potrà di nuovo essere gestita nel CRM (se il suo stato lo consente).

 

Eventuali modifiche al numero o alla data del documento (preventivo o impegno) in e/ verranno riportate sull’offerta/opportunità del CRM alla successiva sincronizzazione dei dati.

Il riferimento all’offerta/opportunità del CRM è riportato nel documento di e/ inserendo una riga descrittiva di tipo “D” (descrittivo) con il numero e la data dell’offerta/opportunità.

 

Durante il trasferimento al gestionale di un’offerta/opportunità viene verificato che il nominativo del CRM sia collegato a un cliente di e/: se così non fosse, viene automaticamente creato un nuovo cliente nel gestionale e viene collegato al nominativo del CRM, poi viene trasferita l’offerta/opportunità.

 

E' gestito il passaggio ad e/ della della data di evasione prevista per l’impegno.

E' possibile l'invio massivo a ERP di offerte-opportunità direttamente dalla griglia.

L'attività di invio ad e/ viene registrata sul CRM per permettere analisi a posteriori.

 

Inoltre è possibile impostare l'abilitazione dell'invio ad e/ di offerte/opportunità e di nuove anagrafiche, l'uso della contropartita e codice sottoconto con i seguenti parametri:

 

Righe delle offerte

Le righe delle offerte vengono trasferite ad e/ con il tipo riga definito dall’articolo caricato in ciascuna riga; se viene usato un articolo non presente nell’anagrafica di e/ (ovvero con un TipoArticolo non corrsipondente a uno di quelli riconosciuti da e/), questo viene trasmesso al gestionale come “Fuori magazzino”.

Le opportunità, che non presentano righe di dettaglio, vengono trasmesse ad e/ con una riga di tipo “Forfait” in cui la descrizione dell’articolo corrisponde all’oggetto della trattativa e il prezzo corrisponde al totale dell’opportunità.

E' gestito il passaggio ad e/ della della data di evasione prevista per le righe.

 

Ultimi prezzi

Durante l’inserimento di un’offerta è possibile esaminare gli ultimi prezzi dell’articolo, sia quelli impostati nelle offerte del CRM, che quelli provenienti dal gestionale.

Gli ultimi prezzi del gestionale sono letti direttamente dal database di e/ mediante la vista xe_UltimiPrezzi, che viene mantenuta dal servizio di sincronizzazione, mentre per la visualizzazione dei prezzi viene utilizzata la vista UltimiPrezziGestionale, che viene creata da CRMSincro al momento della creazione di una nuova azienda del CRM integrata con e/; quest’ultima vista può essere personalizzata dall’utente finale e verrà modificata dal servizio CRMSincro soltanto on-demand insieme alle viste per le Sintesi CRM.

 

Controllo del rischio cliente

Prima del trasferimento di un’opportunità/offerta a e/, viene valutata la situazione di rischio del cliente accedendo ai dati del gestionale mediante i wrapper e l’utente viene informato di eventuali blocchi del cliente, ovvero viene chiesta conferma di proseguire, a seconda delle impostazioni di controllo del rischio sull’anagrafica.

 

Anticipi

La registrazione in e/ di un anticipo di pagamento per un’offerta viene attivata impostando i campi Genera anticipo e % anticipo della modalità di pagamento nel CRM.

Dopo aver inviato l’offerta a e/, il servizio CRMSincro controlla se la modalità di pagamento richiede la generazione di un anticipo e ne inserisce la registrazione nelle tabelle VN_ANTICIPI_TES e VN_ANTICIPI del database di e/.

Gli anticipi così registrati possono essere visualizzati in e/ facendo clic sul pulsante “Anticipi collegati” della scheda “Totali” dell’impegno, ovvero tramite la funzione Anticipi ricevuti del menu Vendite; sempre mediante questa funzione, è possibile generare le fatture per gli anticipi ricevuti, il cui importo sarà detratto dal totale da pagare dell’impegno in fase di fatturazione dello stesso.

 

La modalità di pagamento della fattura di anticipo verrà selezionata al momento della generazione delle fatture e non è collegata alla modalità di pagamento impostata originariamente sull’offerta del CRM.

 

CAMPI LIBERI

I campi liberi di e/ vengono importati nelle Caratteristiche del CRM, con l’unica eccezione delle Sedi per cui la tabella del CRM ha una struttura simile a quella della tabella del gestionale, con un certo numero di campi liberi predefiniti.

Il CRM associa le Caratteristiche a:

La descrizione delle caratteristiche corrisponde all’etichetta del campo libero impostata in e/, salvo nel caso di caratteristiche associate ai nominativi: poiché un nominativo del CRM si può riferire a un’anagrafica comune, un cliente e/o un fornitore di e/, le caratteristiche associate alle diverse entità gestionali vengono distinte come segue:

Il tipo della caratteristica, invece, è dedotto dal prefisso del nome del campo libero in e/.

 

Si hanno i seguenti casi:

 

Il collegamento tra la caratteristica e il campo libero del gestionale è mantenuto mediante il campo VBControl della caratteristica, in cui vengono scritti il nome della tabella e il nome del campo libero (nella forma NomeTabella§NomeCampoLibero) a cui si riferisce la caratteristica; nel caso di campi liberi collegati a clienti o fornitori, al nome del campo libero nella codifica suddetta viene aggiunto, rispettivamente, il prefisso “Cliente – ” o “Fornitore – ”.