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CRMOutlook supporta sia gli account di tipo POP che quelli di tipo IMAP.
Configurazione POP
Configurando l’account in POP tutti i messaggi scaricati dal server verranno memorizzati nella cartella Posta In Arrivo ed i messaggi saranno mantenuti o eliminati dal server di posta in base alla selezione del campo Rimuovi dal server.
Il parametro Scarica ogni (min) indica al servizio ogni quanto controllare la presenza di nuovi messaggi sul server.
Se si utilizza anche un altro client per scaricare la posta elettronica ( con il protocollo POP ) è necessario verificare che i messaggi vengano lasciati sul server una volta scaricati altrimenti saranno disponibili solo per il client che cercherà di scaricarli per primo.
Impostazione Lascia una copia dei messaggi sul server in Microsoft Outlook
Se si utilizza anche un altro client per scaricare la posta ( con il protocollo POP3 ) oltre al CRM è necessario verificare che entrambi non eliminino i messaggi dal server una volta scaricati altrimenti i due sistemi si “ruberebbero” le mail.
Inoltre, con il protocollo POP, tutte le mail inviate da Outlook ( o qualsiasi altro client di posta ) non saranno mai disponibili nel CRM e viceversa poiché con questa configurazione non c’è la possibilità di sincronizzare client e server.
Una volta compilati tutti i campi necessari è possibile effettuare il test della connessione cliccando sull’apposito tasto presente nella parte superiore della maschera.
Configurazione IMAP
Se il server di posta lo supporta è possibile configurare gli account di posta in modalità IMAP.
Il protocollo IMAP permette la sincronizzazione dei dati tra client e server, in questo modo le mail inviate dal CRM saranno caricate sul server e rese disponibili anche se si consulta la propria posta da altri client ( sempre in IMAP ) o dalle WebMail.
Anche il flag letto/non letto sui messaggi viene mantenuto e sincronizzato, se viene letta una mail dal CRM questa risulterà letta anche sugli altri client.
Questo protocollo permette anche di creare una struttura di cartelle e sottocartelle per organizzare la propria casella di posta, i messaggi spostati da una cartella ad un’altra utilizzando un altro client di posta verranno spostati anche nel CRM.
Per configurare l’account nel CRM in modalità IMAP è necessario impostare alcuni parametri aggiuntivi ed effettuare la procedura di sottoscrizione e associazione delle cartelle.
Il parametro Scarica a partire da permette di definire una data in modo tale che il servizio scarichi solo i messaggi ricevuti o inviati da questa data in poi, questo serve soprattutto quanto si configura un nuovo account collegandolo ad una casella di posta “pesante”. Se non ci fosse questo parametro il servizio scaricherebbe l’intera casella e, se il numero di messaggi è molto alto, potrebbe impiegarci parecchio tempo con relativa occupazione di banda per il download.
La sincronizzazione dei flag letto/non letto tra il server IMAP ed il CRM viene effettuata per i messaggi non più vecchi del numero di giorni, a partire da ora, del valore impostato nel campo Non sincronizzare messaggi più vecchi di. Se non si vuole impostare nessun limite di giorni è sufficiente inserire il valore 0.
La sottoscrizione delle cartelle è la procedura che viene eseguita per determinare da quali cartelle sul server IMAP si vogliono scaricare i messaggi.
Come prima cosa occorre cliccare sul tab CARTELLE NON SOTTOSCRITTE, assicurandosi di aver inserito le credenziali corrette per la connessione, in questo modo verrà recuperata la lista dal server, per ogni cartella che si vuole scaricare nel CRM cliccare su Sottoscrivi.
Esempio di lista di cartelle non sottoscritte
Una volta sottoscritte, le cartelle appariranno nel tab CARTELLE SOTTOSCRITTE.
A questo punto occorre effettuare la procedura di associazione tra cartelle sul server IMAP e cartelle del CRM, per far ciò basterà selezionare la cartella del server dalla griglia, selezionare la cartella del CRM nella combo presente in basso e cliccare sul pulsante Salva l’associazione.
In questo modo tutte le mail scaricate, ad esempio, dalla cartella Inbox del server verranno memorizzate nella cartella Posta In Arrivo del CRM.
L’associazione può anche non essere effettuata, in questo caso le cartelle presenti sul server verranno ricreate nel CRM ( vedi es. cartella Bulk Mail ).
Questo però potrebbe portare ad avere delle cartelle duplicate, ad esempio se non si associa la cartella Draft (server) alla cartella del Bozze (CRM) il servizio andrà a creare nel CRM la cartella Draft e qui scaricherà i messaggi presenti sul server ma verrà comunque mantenuta anche la cartella di sistema Bozze.